При уходе работников в отпуск важно не только своевременно выплатить им отпускные, но и оформить необходимые документы. Расскажем в нашей консультации о том, как правильно оформить отпуск.

Определяемся с отпуском

Чтобы определиться с тем, как оформить отпуск, необходимо вспомнить, какие виды отпусков предусмотрены действующим трудовым законодательством. Можно выделить :

• ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 114 ТК РФ) (основной и дополнительный);
• отпуск без сохранения заработной платы (ст. 128 ТК РФ);
• отпуск по беременности и родам (ст. 255 ТК РФ);
• учебный отпуск (ст. 173-ст.177 ТК РФ).

Даже если изначально запланированный отпуск был перенесен на другое время, информация о переносе отражается в графике отпусков. А значит, можно обойтись без заявления работника на отпуск.

Возможна ситуация, когда отпуск работника не отражен в графике отпусков. Например, в случае, если работник устроился к работодателю в текущем году и дополнения в график отпусков не вносились. Тогда работник должен предоставить работодателю заявление на согласованное с ним время отпуска. Сделать это нужно не позднее чем за 3 календарных дня до даты начала отпуска, ведь это минимальный срок, за который работник должен успеть получить свои отпускные (ст. 136 ТК РФ). Если этот срок будет пропущен, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В заявлении на отпуск без сохранения заработной платы работник указывает причину отпуска и срок, на который просит этот отпуск предоставить. Если дать отпуск за свой счет работодатель обязан, причину в заявлении нужно конкретизировать и при необходимости подтвердить документально. В остальных случаях причину отпуска можно не уточнять, указав «по семейным обстоятельствам».

Чтобы работница могла получить отпуск по беременности и родам, она предоставляет работодателю соответствующий

Предоставление работнику ежегодного основного оплачиваемого отпуска: примерная пошаговая процедура

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЕЖЕГОДНОГО ОПЛАЧИВАЕМОГО ОТПУСКА
В СРОКИ, ПРЕДУСМОТРЕННЫЕ ГРАФИКОМ ОТПУСКОВ:
ПРИМЕРНАЯ ПОШАГОВАЯ ПРОЦЕДУРА

Уведомление регистрируется в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации уведомлений и предложений работникам.
Один экземпляр уведомления работодатель вручает работнику. На втором экземпляре уведомления (экземпляре работодателя) работник пишет, что с уведомлением ознакомлен, один экземпляр его получил, ставит дату получения, расписывается .
На практике вместо уведомления практикуют также заблаговременное издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска и ознакомление с ним работника под подпись.

2. Издание приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику.

3. Регистрация приказа (распоряжения) в установленном у работодателя порядке, например, в журнале регистрации приказов (распоряжений).

4. Ознакомление работника с приказом (распоряжением) под подпись .
5. Оформление записки-расчета о предоставлении отпуска работнику.
6. Выплата работнику отпускных.
Согласно ч. 9 ст. 136 оплата отпуска производится не позднее чем за три дня до его начала.
7. Время нахождения работника в отпуске отмечается в табеле учета рабочего времени.
8. Занесение сведений о предоставлении отпуска в личную карточку работника.
N Т-2 "Личная карточка работника". Бланк >>
9. Занесение в график отпусков сведений о фактически использованных работником днях отпуска.
При отказе работника получить уведомление, ознакомиться с ним, поставить свою подпись рекомендуется составить соответствующий акт, который заверяется подписями составителя и работников, присутствовавших при отказе, и направить уведомление по домашнему адресу работника письмом с уведомлением и описью вложения. Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.
Если работник отказывается ознакомиться с приказом (распоряжением) под подпись, то целесообразно составить акт об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением), а на самом приказе (распоряжении) можно сделать соответствующую надпись об отказе работника ознакомиться с приказом (распоряжением). Составление акта и надпись на приказе (распоряжении) в данном случае законом не предусмотрены, но могут быть обязательны, если работодателем установлен такой порядок действий (например, инструкцией по кадровому делопроизводству). Акт регистрируется в установленном у работодателя порядке в соответствующем журнале регистрации.

• Уведомить меня о выходе книги "Отпуска от «А» до «Я»: закон, практика, образцы документов" >>
• Книга

"Кадровый вопрос", 2012, N 7

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТПУСКОВ РАБОТНИКАМ

Все работники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Отпуск должен оформляться в соответствии с законодательством. Отпуск представляет собой отрезок времени, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению.

Отпуска бывают нескольких видов:

1) ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется всем категориям работников, согласно ст. 115 ТК РФ его продолжительность составляет 28 календарных дней.

Трудовое законодательство выделяет некоторые категории работников, которым предоставляется отпуск более чем 28 календарных дней:

Инвалиды - не менее 30 календарных дней;

Работники пожилого возраста, проживающие в стационарных учреждениях социального обслуживания и работающие на условиях трудового договора, - 30 календарных дней;

Работники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ) или занятые на сезонных работах (ст. 295 ТК РФ), - 2 рабочих дня за каждый месяц работы;

Работники в возрасте до 18 лет - 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);

Педагогические работники - от 42 до 56 календарных дней;

2) ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных законодательством.

Согласно ст. 117 ТК РФ дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на подземных горных работах и открытых горных работах в разрезах и карьерах, в зонах радиоактивного заражения, на других работах, связанных с неблагоприятным воздействием на здоровье человека вредных физических, химических, биологических и иных факторов. Минимальная продолжительность ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, и условия его предоставления устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. В настоящее время до сих пор действует Список производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 25 октября 1974 г. N 298/П-22.

Лицам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются ежегодные дополнительные отпуска продолжительностью 24 календарных дня, в приравненных к ним местностях - 16 календарных дней, в остальных районах Севера, где установлены районный коэффициент и процентная надбавка к заработной плате, - 8 календарных дней.

Дополнительный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней предоставляется гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получившие суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр), а также гражданам, подвергшимся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС. Финансирование данных отпусков осуществляется за счет средств федерального бюджета.

Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется работникам с ненормированным рабочим днем. Продолжительность такого отпуска определяется коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка и не может быть менее 3 календарных дней.

Для некоторых категорий работников дополнительные отпуска предусмотрены федеральными законами, которые регулируют их профессиональную деятельность. Обычно эти законы устанавливают такие отпуска за многолетний стаж работы. Максимальный же дополнительный отпуск для таких работников - 15 календарных дней. Его предоставляют, когда их стаж превысит 20 лет.

Также право на дополнительный отпуск за выслугу лет имеют судьи, педагоги, таможенники, работники легкой промышленности и лесного хозяйства;

3) ежегодный дополнительный отпуск с сохранением среднего заработка предоставляется лицам, обучающимся в аспирантуре по заочной форме обучения (продолжительностью 30 календарных дней);

4) отпуск без сохранения заработной платы;

5) отпуск по беременности и родам;

6) отпуск по уходу за ребенком;

7) отпуска работникам, усыновившим ребенка;

8) отпуска работникам, совмещающим работу с обучением;

9) отпуск с сохранением средней заработной платы для завершения диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук или доктора наук (продолжительностью соответственно 3 или 6 месяцев).

Очередность предоставления основного ежегодного оплачиваемого отпуска определяется графиком отпусков (форма N Т-7, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). График отпусков составляется на предстоящий календарный год, утверждается работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее 14 дней до наступления календарного года.

При составлении графика отпусков должны учитываться:

Трудовое законодательство;

Специфика деятельности организации;

Пожелания работников.

График отпусков состоит из двух частей: реквизитной и табличной.

Реквизитная часть содержит наименование организации, код по ОКПО, номер документа, дату составления, календарный год, на который составляется график отпусков.

График отпусков может составляться либо только на основании заявления работника на отпуск, либо по рассмотрению руководства, но с учетом пожеланий работников. В любом случае не стоит забывать о том, что, если работник не воспользуется своим правом на отпуск в удобное время или он не подаст заявление и ему не будет вообще предоставлен отпуск, это повлечет нарушение его конституционного права. На руководителя ложится ответственность за соблюдение порядка составления графика отпусков и контроль за своевременностью использования ежегодных отпусков работниками.

В том случае, если работник принят на работу после утверждения графика отпусков, возможно предоставление отпуска на основании изданного приказа либо на основании приложения, утвержденного к графику. Утверждение дополнений и изменений, вносимых в график отпусков, как правило, производится в том же порядке, что и утверждение самого графика - в том числе с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Табличная часть графика отпусков может составляться как в алфавитном порядке, так и в порядке подчиненности. Возможен вариант составления графика по очередности запланированных дат отпуска. В графе "Количество календарных дней" указывается общее количество календарных дней ежегодного оплачиваемого отпуска, предоставляемого работнику, при этом суммируется основной и дополнительный отпуск. По соглашению сторон отпуск может быть разделен на части, одна из которых (любая по порядку) не может быть менее 14 календарных дней. При расположении фамилий работников в порядке очередности запланированных дат начала отпуска разделение отпуска на части и предоставление этих частей в разные месяцы влечет за собой повторение фамилии работника в графике несколько раз - по числу предоставляемых частей отпуска.

Впервые после трудоустройства воспользоваться правом на отпуск работник может по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в организации, при этом по соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

Трудовым законодательством предусмотрена категория лиц, которым должен предоставляться отпуск по заявлению независимо от стажа работы. К ним относят:

Женщин - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком;

Работников в возрасте до 18 лет;

Мужа - в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам;

Граждан, награжденных знаком "Почетный донор России";

Ветеранов боевых действий;

Супругов военнослужащих;

Граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС;

Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы;

Полных кавалеров ордена Трудовой Славы;

Граждан, подвергшихся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне и получивших суммарную (накопленную) эффективную дозу облучения, превышающую 25 сЗв (бэр).

Работодатель должен сообщить работнику о начале его отпуска не позднее чем за две недели до его начала.

При оформлении отпуска сотрудника могут использоваться следующие виды приказов:

1) приказ о предоставлении отпуска работнику (формы N Т-6 и N Т-6а, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Данный приказ имеет место в случае предоставления сотруднику очередного отпуска.

В данном приказе необходимо отразить информацию о стаже работника, который рассчитывается в соответствии с нормами ст. 121 ТК РФ. Подсчет стажа осуществляется на основании личной карточки работника. Стоит отметить, что стаж работы начинает исчисляться с момента начала работы у данного работодателя, в том числе учитывается время нахождения в отпуске, невыхода на работу в соответствии с законодательством (время болезни, командировки), праздничные и нерабочие дни, время вынужденного прогула при незаконном увольнении и т. д. Не подлежат включению в стаж периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин, время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста, а также время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, если их общая продолжительность превышает 14 календарных дней в течение рабочего года.

Как известно, замена отпуска денежной компенсацией является правом работодателя, но при этом производится исключительно на основании письменного заявления работника. В этом случае возникает необходимость в издании приказа о выплате работнику компенсации за часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающую 28 календарных дней;

2) приказ об отзыве работника из отпуска.

Отзыв работника из отпуска может осуществляться только на основании согласия работника в письменном виде. Приказ об отзыве сотрудника из отпуска издается со ссылкой на письменное согласие работника. Если сотрудник откажется выходить на работу во время отпуска, этот факт не может быть рассмотрен как нарушение трудовой дисциплины. Не могут вызываться из отпуска несовершеннолетние работники, беременные женщины, а также работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.

В случае согласия работника на вызов из отпуска часть неиспользованного отпуска может быть использована в любое время в текущем календарном году или быть присоединена к следующему отпуску. Заработная плата должна быть пересчитана. Денежные суммы, приходящиеся на неиспользованные дни отпуска, направляются на выплату текущей заработной платы за время работы после выхода из отпуска, а при предоставлении этих дней в другое время средний заработок для их оплаты подсчитывается заново;

3) приказ о переносе отпуска.

Отпуск переносится в том случае, когда его предоставление работнику может неблагоприятно сказаться на деятельности организации. Перенос осуществляется с согласия сотрудника на следующий рабочий год. Но стоит помнить, что отпуск должен быть использован до окончания следующего календарного года. Запрещается перенос отпуска или его непредоставление работникам до 18 лет, работникам, занятым на работах с вредными условиями, а также непредоставление отпуска в течение двух лет.

Отпуск может переноситься также на основании докладной записки руководителя структурного подразделения.

В соответствии со ст. 124 ТК РФ отпуск может быть перенесен по желанию работника в связи с временной нетрудоспособностью работника или выполнением государственных обязанностей во время очередного отпуска. В этом случае ему необходимо представить заявление, при этом руководитель должен рассмотреть обоснованность переноса. В случае отсутствия у работника достаточных оснований на перенос отпуска руководитель может отказать в удовлетворении заявления.

Как таковая форма приказа о переносе отпуска не предусмотрена, но он должен содержать информацию о причине переноса отпуска, а также основание издания. После издания приказа вносятся исправления в график отпусков;

4) приказ о продлении отпуска.

Согласно ст. 124 ТК РФ продление ежегодного оплачиваемого отпуска возможно в следующих ситуациях:

Временная нетрудоспособность работника;

Исполнение работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;

Другие случаи, предусмотренные трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Как известно, решение о продлении отпуска принимается, когда перечисленные выше обстоятельства наступают во время ежегодного оплачиваемого отпуска. Если обстоятельства наступают до начала ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуск признается несостоявшимся и принимается решение о его переносе.

На бланке приказа организации содержатся сведения о причине продления отпуска, количестве дней, на которые продлевается отпуск, а также ссылка на основание издания приказа.

В случае наступления временной нетрудоспособности работника ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается на число календарных дней болезни работника автоматически (без издания приказа). Желательно предусмотреть в локальном нормативном акте организации обязанность работника предупреждать непосредственного руководителя о невыходе из отпуска до запланированной даты окончания отпуска.

А. Пфеффер

Эксперт журнала

Подписано в печать

Процедура оформления отпуска работнику включает расчет продолжительности выходного периода в днях, подготовку обязательных кадровых документов и определение суммы к выплате. Различия возникают по видам отпусков. В этой статье рассмотрены нюансы оформления у работодателя ежегодных очередных отпусков.

Как оформить отпуск по закону

Согласно ст. 122 ТК сотрудники предприятия имеют право на оплачиваемый ежегодный отпуск , использовать который можно по своему усмотрению. Общая продолжительность такого выходного периода составляет 28 календарных дней (ст. 115). Отдельным категориям работников длительность отпуска может быть изменена. К примеру, это:

• Сотрудники-инвалиды или проживающие в стационарах и достигшие пожилого возраста – минимум 30 д.
• Сотрудники возрастом до 18 лет – минимум 31 д.
• Сотрудники-срочники при заключении трудовых договоров на период до 2 мес. – за каждый месяц трудовой занятости полагается 2 дня отпуска. Это же правило касается сезонных работников.
• Сотрудники, занятые на педагогической работе, – 42-56 д.

Чтобы понять, как грамотно оформить отпуск, необходимо знать, уходит человек отдыхать запланировано или нет. В первом случае сроки и очередность отпускных периодов закрепляются в графике отпусков, который каждая компания должна составлять в обязательном порядке. Во втором – требуется письменное составление сотрудником соответствующего заявления.

Оформление отпуска – необходимые документы:

1. График отпусков формы Т-7 – разрабатывается на будущий календарный год не позже, чем за 2 недели до его начала. При определении отпускных периодов следует учитывать отраслевую специфику и мнение работников, а составленный документ доводится до сведения персонала.
2. Приказ на утверждение отпуска – выпускается по одной из форм Т-6 или Т-6а . Обязательно следует отразить сведения о стаже сотрудника, начале/окончании отпуска.
3. Записка-расчет по форме Т-60 – используется для определения суммы отпускных в целях расчетов с работниками.

Дополнительно вносятся записи в личные карточки формы Т-2 и по факту нахождения отпуска в табеля учета рабочего времени с кодами ОТ/09. При изменении условий использования выходных дней могут применяться Приказ о продлении периода отпуска, Приказ об отзыве сотрудника, Приказ о переносе сроков отпуска.

Важно! По общим правилам физлица, работающие в организации первый год, вправе воспользоваться отпускными привилегиями через полгода непрерывной занятости (ст. 122 ч. 2 ТК), а по соглашению с работодателем и ранее обозначенного срока. При этом основанием для оформления отпуска является заявление сотрудника, а начиная со второго года работы, очередность будет определяться согласно единому графику.

Порядок расчета отпускных сумм

Для точного расчета полагающихся работнику отпускных понадобится составление специальной формы Т-60, где отражаются данные на сотрудника, периоды начала/окончания отпуска, расчетный период, учитываемый совокупный и средний заработок, суммы начислений и удержаний, выплачиваемая «на руки» величина.

Алгоритм определения отпускных состоит из вычисления среднедневного или среднечасового заработка, при этом в расчет берется зарплата за 12 месяцев, предшествующих месяцу наступления отпуска. Исключается время болезни, простоев, декретных и пр. Если период выработан полностью, формула включает специальный коэффициент 29,3 (ст. 139 ТК). Если же период выработан не полностью, применяется формула:

Среднедневная зарплата = Общая сумма зарплаты за период / (29,3 х Количество полностью выработанных месяцев + Число дней в не полностью выработанных месяцах).

Внимание! При оформлении отпусков предприятия могут применять готовые унифицированные формы согласно Постановлению № 1 от 05.01.04 г. или же разработать собственные документы с обязательным отражением необходимых реквизитов и утверждением бланков руководителем.

В действующей законодательной базе Российской Федерации (с изменениями, актуальными на начало 2018-го года), не используется понятие «декретный отпуск» . Это выражение является лишь распространенным в нашей стране жаргонным названием двух видов отпуска, следующих друг за другом, как правило, без перерыва, и оформляемых по-разному:

• - оформляется в виде установленной длительности;
• - предоставляется на более длительный срок (до достижения ребенком 3-х лет) без прерывания трудового стажа и стажа работы по специальности.

Общие сведения

Право получения декретного отпуска зафиксировано в Трудовом Кодексе Российской Федерации в ст. 255 , . Данное право закрепляется за всеми работающими женщинами, в том числе за женщинами-военнослужащими, безработными, студентками, официально признанными безработными или состоящими на учете на бирже труда, равно как и женщинами, которые работают в военных ведомствах как гражданский персонал.

За период отпуска по беременности и родам выплачивается пособие по социальному страхованию , 100% среднего заработка будущей мамы за 2 предыдущих полных года.

Порядок оформления декретного отпуска

Образец заявления на декретный отпуск по беременности и родам

Заявление, касающееся необходимости ухода в декрет, абсолютно ничем не отличается от любого иного заявительного акта, а также имеет стандартную структуру:

• «шапка» (правый верхний угол листа), в которой указывается название организации, фамилия, имя, а также отчество ее руководителя, а в том же углу ниже должна быть указана фамилия, инициалы, должность заявителя;
• название документа, а именно, «заявление», которое пишется без кавычек в середине листа ниже «шапки»;
• основной текст, который может излагаться в произвольном формате; главное, чтобы заявительница смогла прописать просьбу об оформлении необходимого ей отпуска, временные его границы и изложить просьбу о назначении того или иного пособия;
• ниже перечисляются все дополнительные документы, прилагаемые к заявлению (как правило, это оригинал больничного листа, выдаваемый медицинским учреждением, и оригинал справки, выдаваемой в женской консультации, в которой подтверждается состояние беременности);
• в нижнем правом углу заявительница ставит дату подачи документа, а также собственную подпись.

После подачи заявления и всех необходимых документов работодатель издает приказ о предоставлении декретного отпуска , образец которого приводится ниже.