История делопроизводства. Что такое делопроизводство? Ведение делопроизводства и документооборота Основы делопроизводства и документооборота кратко

Успех в бизнесе во многом зависит от его правильной организации. И руководителям, и рядовым работникам следует делопроизводство. В чем его особенности, какие виды бывают, и какие нормативные документы следует учитывать при организации документооборота?

Что такое делопроизводство

Любая организация, независимо от формы собственности и особенностей, создает в процессе своей деятельности самые разные бумаги. Это могут быть и приказы, и письма, и протоколы. Все они относятся к организационно-распорядительной документации.

Делопроизводство - это деятельность по созданию документов организации, выполняемая по определенным правилам и требованиям. Чаще всего на предприятиях выделяют специальных сотрудников, занятых только в этой сфере. В небольших фирмах функция секретаря может быть возложена практически на любого работника.

Если разбираться в сути терминологии (что такое делопроизводство), то станет ясно происхождение слова. Это, прежде всего, фиксация на материальном носителе официальной информации. Во время этого процесса создается который в дальнейшем инициирует определенные действия.

Сам термин «делопроизводство» появился довольно давно, но только в середине прошлого века оформился официально, будучи закрепленным в нормативных документах на государственном уровне.

Делопроизводство и документооборот - что это такое?

Организация не может существовать независимо от законодательства. В ней всегда есть делопроизводство и документооборот. Что это такое, каковы особенности перехода бумаг, как правильно их оформлять? Эти вопросы решают специалисты: секретари, архивариусы, работники отдела кадров.

Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации - движение приказа или письма, начиная от его создания и заканчивая исполнением и отправлением в архив или уничтожением.

В зависимости от места создания деловых бумаг относительно работников и руководства организации документооборот делят на внешний и внутренний. От источника будет зависеть дальнейший путь приказа, распоряжения, письма.

Внутренний документооборот организации предполагает следующие этапы:

Этапы внешнего документооборота в целом схожи, но есть некоторые отличия:

• Документы поступают на предприятие со стороны. Это могут быть бумаги вышестоящих и нижестоящих организаций, филиалов, нормативные акты от органов официальной власти, судебные предписания, письма граждан.
• Все поступившие в организацию деловые бумаги в обязательном порядке проходят процедуру регистрации. Она подтверждает то, что они взяты на контроль.
• Следующим этапом идет работа с документом, ознакомление или исполнение предписаний.
• Если необходимо, оформляется официальный ответ.
• Последний этап - оформление на длительное или архивное хранение, и возможное уничтожение.

Кроме того, по отношению к руководству организации выделяют следующие виды документооборота:

Все этапы движения документа обязательно фиксируются в специальных журналах. Они могут вестись в нескольких вариантах:

• движения документов;
• карточки документов;
• электронный документооборот наиболее распространен в абсолютном большинстве организаций.

Особенности судебного делопроизводства

Многие задаются вопросом, что такое и в чем его отличие от общего. Судебное дело - это немного другой пакет документов и материальных свидетельств. Правильное его хранение и перемещение обеспечивает прозрачность работы правоохранительной системы. Судебное делопроизводство, в отличие от организационного, не может быть добровольным. Оно ведется уполномоченными лицами и строго контролируется. Для него нормативно и строго определены все этапы, вплоть до уничтожения.

Функции секретаря

Большинство сотрудников предприятия очень смутно представляют себе, что такое делопроизводство и документооборот. Для секретаря же это - профессиональная деятельность.

Секретариат предприятия выполняет основную функцию по По форме и особенностям работы организацию делопроизводственной службы предприятия делят на такие виды:

• Централизованная - все секретари находятся в одном отделе и подчиняются начальнику-делопроизводителю или старшему секретарю.
• Децентрализованная - секретари и сотрудники, выполняющие их обязанности, рассредоточены по подразделениям организации и подчиняются разным начальникам.
• Смешанная - наиболее часто встречается в крупных организациях.

Особенности документооборота на предприятии напрямую будет зависеть от того, какая форма секретариата принята.

Инструкция по делопроизводству

Независимо от размера и формы собственности, в любой организации должен быть нормативный акт, регламентирующий движение документов. Что такое и как ее составлять? Этот вопрос волнует не только секретарей, но и руководителей.

Инструкция по делопроизводству - это внутренний нормативный акт организации, утверждаемый приказом или распоряжением руководства, бессрочного действия. В нем прописаны все этапы прохождения документа, даны списки должностей, чьи подписи могут удостоверять подлинность официальных бумаг, приведены образцы оформления, бланки и формуляры.

Ведение делопроизводства

В небольших организациях с невысоким уровнем документооборота (менее 200 в год) не встает вопрос, что такое ведение делопроизводства. Все решается силами самих сотрудников или даже руководителя.

Если обязанности ведения делопроизводства не являются для сотрудника прямыми и не прописаны в его трудовом договоре, то следует издать указ о возложении этих функций. В данном документе следует подробно расписать дополнительные обязанности, ответственность и компенсацию.

Особенности кадрового делопроизводства

Если в организации работает хоть один работник, то обязательно будут создаваться трудовые документы. Вопрос, что такое кадровое делопроизводство, особенно актуален для предприятий с малым количеством сотрудников.

Кадровое делопроизводство - это обеспечение движения специфических документов, связанных с трудовой деятельностью работников предприятия. Обычно эти обязанности выполняют сотрудники специального подразделения - отдела по персоналу. В их функции входит прием, обработка и хранение кадровой документации. В том числе обработка личных данных, которые являются секретными.

Кадровый документооборот обычно ведется отдельно от общего с соблюдением правил секретности и особенностей хранения.

Оптимизация делопроизводства

Несмотря на стремительное развитие цифровых технологий, многие организации с трудом поддаются оптимизации документооборота. Продолжают по старинке вести бумажную переписку и ведут обычные регистрационные журналы.

Это связано с двумя факторами:

• сопротивление нововведениям сотрудников предприятия;
• нехватка финансов.

Руководителям следует помнить, что оптимизация документооборота при немалых вложениях дает заметный экономический эффект.

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим - касающимся основной деятельности компании,
• кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознако­миться с основными профессиональными терминами и опреде­лениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными доку­ментами.

Первоначально термин появился в устной речи (предполо­жительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения воз­никала необходимость закрепления результата, например, дос­тигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали доку­менты, так как устное слово кратковременно, может быть забы­то, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящих­ся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания до­кументов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систе­матизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ­ление компьютерных систем и их организационным, программ­ным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются сино­нимами и применяются для обозначения одной и той же дея­тельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструк­ция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Рос­сийской Федерации».

Документирование - это процесс создания и оформления доку­мента. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установ­ленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у лю­дей в глубокой древности. До нашего времени дошли «докумен­ты» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом доку­менты, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с ис­пользованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеоза­писи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается науч­ная дисциплина - документоведение.

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государ­ственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельно­сти учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документа­ми входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, реги­страция означает запись учетных данных о документе по установ­ленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения, контроль исполнения документов - совокупность дей­ствий, обеспечивающих их своевременное исполнение, формирова­ние дела - группирование исполненных документов в дело в соот­ветствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематиза­ция документов внутри дела.

Любое управленческое решение всегда базируется на инфор­мации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событи­ях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразде­ляется на медицинскую, научную, техническую, технологиче­скую и др. В федеральных органах власти и управления, в учре­ждениях, организациях и на предприятиях (независимо от на­правления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, дос­тупность для восприятия человеком.

Документы используются в различных областях деятельно­сти, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источни­ком, кибернетика-документалиста - носителем информации, а I специалисты в области управления считают его средством фик­сации и передачи управленческих решений.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»:

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Это же определение дано и в государственном стандарте на тер­мины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».

Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа?

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его I назначением, требованиями к содержанию и форме данного до­кумента. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в лю­бом случае, как следует из определения, информация, зафикси­рованная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Толь­ко тогда она становится документом.

В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности челове­ка любым удобным способом на специальном материале.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем са­мым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затраги­вают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машино­писные) и на машинных носителях, научные, технические, лич­ные и официальные и др.

Официальные документы - это документы, созданные юриди­ческими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составля­ют служебные (управленческие) документы, которые определяют­ся государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреж­дения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодейст­вие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они явля­ются основанием для принятия управленческих решений, слу­жат доказательством их исполнения и источником для обобще­ний и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Основы делопроизводства используются при организации юридического лица любого типа. Оно представляет собой достаточно трудоемкий процесс, в котором принимают участие абсолютно все сотрудники управленческого аппарата. Ведь один отдел занимается заполнением и оформлением документации, другой отвечает за своевременное движение этих документов по инстанциям, а для третьих подразделений данная информация является наглядным руководством в рутинной работе.

Основы делопроизводства имеют законодательное обоснование, а в качестве такой базы можно выделить единую государственную систему делопроизводства, которая четко отражает основные правила, рекомендации и руководства. Причем контролируется весь путь, который проходит документ с момента его создания до сдачи в архив. Наверное, каждому работающему человеку известно такое понятие, как государственный стандарт того или иного образца. Данные стандарты являются ярким примером основных положений системы.

Конечно, прежде чем создать единую систему, специалистам пришлось провести кропотливую работу по изучению важнейших принципов работы с бумагами. Долгое время изучались основы делопроизводства с разделением на стадии оформления, движения по подразделениям, применения, сдачи в архив. В результате обработки полученной информации можно было выделить общие тенденции, соответствующие производственной деятельности предприятий любых организационно-правовых форм.

Основы делопроизводства направлены на унификацию системы заполнения однотипных документов с целью обеспечения сопоставимости данных в рамках одной страны и даже на международном уровне. Кроме того, стандартизация и унификация позволяют сэкономить время для пользователей отчетности, так как ускоряют процесс ознакомления с документом. Примером может служить бланк, то есть документ с заранее отпечатанными реквизитами на нем. Они могут разрабатываться и использоваться в рамках отдельного предприятия, в масштабе страны в целом или носить международный характер. Причем стоит понимать, что бланк является не только удобным рабочим документом, облегчающим производственную деятельность, но и отражающим репутацию фирмы, степень ее ответственности. Прежде чем отдавать в массовую следует тщательно проверить грамотность написания каждого реквизита и правильность общего оформления.

Основы документооборота отмечают необходимость регистрации каждого документа, проходящего через тот или иной участок в течение производственной деятельности. Грамотность специалиста заключается в целесообразном распределении всех документов, своевременной их регистрации в а также в рациональной группировке информации по разработанной схеме.

В настоящее время проводится много семинаров, раскрывающих главные приемы и секреты данной деятельности. Особой популярностью пользуются основы кадрового делопроизводства, ведь сфера учета сотрудников и претендентов на должность отличается большим объемом документов. В данном аспекте специалисты проводят масштабную работу по прогнозированию количества вакансий на предстоящий по учету повышения квалификационного уровня работников, аттестационных мероприятий и прочего. Кроме того, все аналитические работы, касающиеся персонала предприятия, также являются элементом кадрового делопроизводства.

Работники подразделения по учету персонала в обязательном порядке ежегодно формируют дополняя и уточняя уже существующий материал. Вместе с тем, необходимо следить за соответствием документов действующим правовым нормам. К специалистам предъявляются требования по своевременному отправлению устаревшей документации в архив, где она будет храниться в течение установленного срока, как правило, не менее пяти лет. К важнейшим задачам данного отдела относится составление специализированных анкет, использующихся а также подготовка перечня вопросов, помогающих во время собеседования.

1. ВВЕДЕНИЕ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

1. Документ в системе управления.

2. Основные понятия делопроизводства и документооборота.

3. История развития делопроизводства в России.

1.1. ДОКУМЕНТ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности любого в самом широком смысле слова учреждения. Правильное документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативнометодической базе - комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации

и защите информации» от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ (ст. 5) документирование (то есть создание документов) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Там же говорится, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами.

Государственное регулирование делопроизводства осуществляет Федеральная архивная служба России (Росар-хив), которая в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской федерации от 17 марта 1994 года № 552) и Положением о Федеральной архивной службе России (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 года № 1562) осуществляет межотраслевое органи- зационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

1.2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются.

На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация.

Документ – это совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу.

Вышестоящие

		указания
	Администрация
				управления
	протоколы,
	заключения		делопроизводства
				Исполнители
		контроля	служебные записки,

отчетность

Рис. 1. Информационные процессы предприятия

Составной частью управления любой организационной системой является делопроизводство.

Термин «делопроизводство» появился во второй половине XVIII века и обозначал не только папку с документами, но и сам решаемый вопрос. В настоящее время термин означает организацию информационного сопровождения дела, т.е. ведение документации.

Делопроизводство – сфера деятельности, связанная с процессом создания документов и организацией работы с ними.

Цель делопроизводства – информационное обеспечение процесса управле-

Основные задачи делопроизводства:

 создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе;

 передача документов для их последующего исполнения или принятия решений;

 регистрация документов для осуществления контроля над их исполнением;

 систематизация и хранение документов, быстрый поиск документов

по мере надобности.

Формы организации делопроизводства:

Централизованная форма характеризуется тем, что все операции по обработке документов сосредотачиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре - канцелярии, общем отделе или у секретаря. Эта форма характерна для мелких учреждений.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Используется редко.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализовано (хранение документов, формирование дел). Характерна для средних и крупных учреждений.

Понятие делопроизводства базируется на понятии документирования.

Документирование – это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов. Они делятся на:

простые средства (ручки, карандаши)

механические и электромеханические средства (пишущие машинки,

магнитофоны, фото-, кино- и видео техника)

автоматизированные средства (компьютерная техника).

Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи

информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Реквизит – обязательный элемент оформления документа (наименование вида документа, адресат, дата, подпись).

Формуляр документа – это набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Система документации – совокупность документов, связанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждения, хранение документа и их использование в текущей деятельности учреждения.

Документооборот учреждения – это процесс движения документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

Продвижение документа происходит:

1. В пространстве: внутри предприятия и за его пределами.

2. Во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Организация документооборота на предприятии (см. слайд)

Различают внешний и внутренний контуры документооборота.

Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение. Заканчивается внешний контур регистрацией исходящих документов.

Если документ создается в самой организации, то возникает внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утвер-

ждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

1.4. ИСТОРИЯ РАЗВИТИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ

До Х века документировались в основном правовые отношения между гражданами. Уже в это время существовала культура составления и оформления документов, таких как подорожные грамоты, письменные завещания и др., а также в специальной школе готовили писцов, судейских секретарей, печатников (хранителей печати) для князей и крупны феодалов, однако единой системы государственного делопроизводства не было.

1 этап. Зарождение системы делопроизводства (XI – XV в.).

Период Древнерусского государства – это период постепенного складывания традиций системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки.

Характерные черты периода:

1. Появились профессиональные делопроизводители: церковные псаломщики

и дьяки (в XIV веке дьяками называли всех людей, ведущих делопроизводство).

2. Были составлены своеобразные пособия по делопроизводству - формулярники, в которых обозначились стадии подготовки документов - чернопись, редакция, беловик.

3. Возникла необходимость в сохранении секретности важной информации, в результате появились различные скрепы (подписи), печати, мосты (подписи на склейках), то есть элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования.

К этому же времени относятся и первые случаи подделки документов.

4. Выработалась процедура отмены юридической силы документов. Матери-

алы извлекались из специального хранилища «ларником» (хранителем ларя с до-

кументами) и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались выбранной городским вече комиссией, часто принародно, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто стирались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело.

5. Были выделены места для безопасного хранения документов и ведения документации: гостиные дворы и монастыри.

Практически до конца XIV в. на Руси основным материалом для письма слу-

жил пергамент (особым образом выделанная кожа), называемый в документах «хартией», а в простонародье - просто «телятиной». Самой древней формой до-

кумента была грамота – отдельный лист пергамента шириной чуть более 15 см

(3,5 вершка). Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова, а из знаков препинания использовалась только точка в конце предложения.

2 этап. Приказное делопроизводство (XV – XVII в.).

Период становления и развития государственного делопроизводства принято называть приказным периодом, по названию первых государственных учреждений

– приказов. В этот период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

Характерные черты периода:

1. Делопроизводство велось в приказных избах, которые представляли собой одновременно и место приема посетителей (присутствие ), и канцелярию, и ар-

хив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные – в сундуках-ларях в тех же помещениях, где велась текущая работа и прием посетителей. В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении,

а в XVII в. к описям документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения справок о документах.

2. Документы изготовлялись на бумаге и имели специфическую форму – столбец (столп, столпик), т.е. свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги .

Составные части столпа назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, адреса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для особо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма документа была неудобной, поскольку много времени уходило на развертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведений. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к ветшанию и износу документа. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь - это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги.

3. Юридическую силу документу придавала так называемая «припись» дум-

ного дьяка – подпись дьяка, поставленная по слогам на обратной стороне документа таким образом, чтобы ее буквы захватывали оба конца склеенных листов.

(Ни царь, ни бояре не подписывали документы, за исключением договорных документов с иностранными государствами). Такой способ подписания документов обеспечивал защиту информации и затруднял их фальсификацию.

4.Складываются различные виды документов, фиксирующих управленческую деятельность государственных учреждений: от верховной власти подчинен-

ным направлялись грамоты, указы и приговоры , из местных учреждений в приказы посылали отписки, формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные .

5. Большинство реквизитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, ад-

6. Велась регистрация каждого документа: при поступлении на документе проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела.

3 этап. Коллежское делопроизводство (XVIII в.).

Главное отличие коллежского делопроизводства заключалось в том, что его организация регламентировалась законодательством. Период коллежского дело-

производства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую современную работу с документами. Петра I по праву можно назвать «отцом русской бюрократии».

Характерные черты периода:

1. Издан законодательный акт «Генеральный регламент», в котором подробно проработаны вопросы документирования (правила регистрации документов,

контроль за их исполнением, порядок их составления, удостоверения, хранения) и

движения дел (документооборот). Регламент даже определяет, как должны быть устроены столы (должны иметь ящики с замками), как должны сидеть канцеляристы (по двое за одним столом) и т.д. Рабочий день в коллегиях продолжался 8 часов. Работа велась круглый год, за исключением трех летних месяцев и праздников. За один день неявки на работу у канцелярского служащего вычиталось жалованье за месяц, за неотработанный час вычиталось недельное жалованье.

2. Введена подпись руководителя и членов коллегии на документе.

3. Установлен порядок пользования печатями. Приложение печати произво-

дилось в присутствии двух свидетелей.

4. Столбцовые формы документов заменены тетрадями – 4 листов бумаги, сложенными вдвое и прошитыми нитками. Несколько переплетенных тетрадей составляли книгу.

5. В документах появились новые реквизиты: регистрационные входящие и исходящие номера, адресат, подпись, дата составления, вид документа и пр., при-

меняющиеся и в современном делопроизводстве.

6. Для многих документов были установлены официальные бланки и разработаны правила расположения реквизитов на листе бумаги.

7. Стали развиваться различные системы документации:

финансовая, в которой впервые были применены термины «дебет», «кре-

дит», «баланс»;военная - рапорты, донесения, предписания, диспозиции;

договорная международная - ноты, меморандумы, депеши;

судебная - допросы, клятвенные обещания, показания, приговоры;

статистическая - подушные переписи, называемые ревизиями, губернские сводки.

4 этап. Министерское делопроизводство (XIX – начало ХХ в.).

Возникла действующая ныне система документооборота, называемая исполнительным делопроизводством . В сфере управления появились министерства, а на смену коллегиальности пришло единоначалие министров.

Характерные черты периода:

1. Были установлены единые принципы ведения делопроизводства мини-

стерств России – от создания документов до их архивного хранения. Особое внимание было уделено порядку взаимодействия министерств с другими учреждениями и императором в зависимости от сложившейся в то время иерархии.

2. Введена многоступенчатая система регистрации и учета документов. Все входящие в министерство документы фиксировались в журнале. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация.

3. Возникла система контроля за исполнением документов. Ежемесячно про-

водилась ревизия дел в структурных подразделениях, в специальных ведомостях велись записи о количестве исполненных и неисполненных документов. В конце года составлялась общая ведомость по министерству.

4. Изменились формы документов. Официальные документы составлялись на бланках с угловым расположением реквизитов. В состав реквизитов бланка вхо-

дили: наименование учреждения, наименования структурных подразделений, дата и регистрационный номер, краткий заголовок к тексту, ссылка на поступивший документ. С конца 20-х годов прошлого столетия бланки стали изготовлять типографским способом.

5. Появились новые виды документов: телеграммы и телефонограммы.

6. Издавались сборники образцов документов – письмовники .

5 этап. Советский период государственного делопроизводства (1917 –

Характерные черты периода:

1. 1917 – 1920 гг. Снижение уровня документационного обеспечения управ-

ления (на работу во вновь образованные советские учреждения шли рабочие, солдаты, крестьяне, не имеющие специального образования).

2. 1925-1926 гг. Были образованы две крупные организации: Институт техники управления (ИТУ) и Государственное бюро организационного строительства

(Оргстрой). ИТУ занимался теоретическими исследованиями в области управления, а Оргстрой реализовывал их на практике, способствуя внедрению нового канцелярского оборудования и средств оргтехники. При ИТУ был создан Кабинет стандартизации, который занимался разработкой общесоюзных стандартов документации (письма, телеграммы, телефонограммы, протоколы) и средств канцелярского труда (чернила, ленты для пишущих машинок).

3. В 1932 г. ИТУ был ликвидирован и прекратилось централизованное методическое совершенствование вопросов документооборота. С этого момента в истории делопроизводства начался длительный период «самостоятельности»: каждое ведомство по-своему регулировало работу с официальными документами.

4. В 1963 г. утверждены «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и архивов учреждений, организаций, предприятий СССР».

Этот документ до сих пор служит руководством по делопроизводству.

5. В 1973 г. разработана Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД).

ЕГСД – это научно-упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по организации и ведению документационного обеспечения управления, начиная с момента создания документа до сдачи его в архив.

6. В 1970-1980 гг. сложился блок ГОСТов на управленческие документы.

7. В 1980-е гг. разработаны унифицированные системы документации (УСД) с целью автоматизации обработки данных, содержащихся в формах документов.

Развитие советского делопроизводства в 1970-1980 гг. заложило основу делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативно-методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее время.

1.4. НОРМАТИВНАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Нормативная база делопроизводства – это совокупность законов и норма-

тивных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации.

Нормативная база делопроизводства включает следующие компоненты:

 Законодательные и правовые акты РФ;

 ГОСТы;

 Нормативные документы;

 Классификаторы;

 Государственная система документационного обеспечения управления.

Законодательные и правовые акты в сфере информатизации и документации:

 Законы РФ: Гражданский кодекс РФ, закон РФ «О стандартизации», закон РФ «Об Архивном фонде и архивах»

 Указы и распоряжения Президента: «Об основах государственной политики в сфере информатизации», «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ»

 Постановления и распоряжения правительства: «Об организации работ по стандартизации, обеспечению единства измерений, сертификации продукции и услуг», «Об улучшении информационного обеспечения населения РФ»

 Федеральные законы РФ: «Об информации, информатизации и защите информации», «Об участии в международном информационном обмене», «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»

 Правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы делопроизводства.

Государственные стандарты (ГОСТы) на документацию

Оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

Стандарт – типовой вид, образец, которому должен удовлетворять объект по своим признакам, свойствам, качествам.

Закон РФ «О стандартизации» от 10.06.93 определяет стандартизацию как деятельность по установлению норм, правил и характеристик. Области распространения стандартов, их содержание, сферы их действия определяются государственными органами управления.

Наименование
ГОСТ Р 6.30-2003	Унифицированные системы документации. Унифицирован-
	ная система организационно-распорядительной документа-
	ции. Требования к оформлению документов.
	Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России
ГОСТ Р 51141-98	Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ 6.10.1-88	Унифицированные системы документации (УСД). Основные
	положения
ГОСТ 6.01.1-87	Единая система классификации и кодирования технико-
	экономической информации. Основные положения
ГОСТ 6.10.5-87	Унифицированные системы документации (УСД). Требова-
	ния к построению формуляра - образца
ГОСТ 6.10.4-84	Унифицированные системы документации (УСД). Придание
	юридической силы документам на машинном носителе и
	машинограмме, создаваемым средствами вычислительной
	техники. Основные положения
ГОСТ 6.10.3-83	Унифицированные системы документации (УСД). Запись
	информации в коммуникативном формате

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

Нормативные документы

1. Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны ЦБНТ (Центральное бюро нормативов по труду) Минтруда РФ в 1995 г и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, в учреждениях и общественных организациях. Они содержат

 Нормы затрат времени по документационному обеспечению управления (обработка, регистрация, учет количества и контроль исполнения документов, ведение картотек и т.д.)

 Нормы затрат времени на работы архива (каталогизация, создание справочного аппарата к архивам и т.д.)

2. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. Разработан во ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательских институт документоведения и архивного дела) в 1992 г. и содержит нормативы времени для составления планов, договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 г. и предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в традиционных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов.

Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

 Нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработка должностных инструкций, номенклатуры дел организации и т.д.)

 Нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизи-

рованной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску и т.д.)

Классификаторы

Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документа должны быть присвоены специальные коды.

Классификатор – документ, содержащий систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.

1. Классификаторы информации об управленческих документах: ОКУД.

2. Классификаторы информации об организационных структурах: ОКПО.

3. Классификаторы информации о населении и кадрах: ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)