Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным. Электронный документооборот между организациями: как это работает? Развитая партнёрская сеть

27.06.2020

Системы электронного документооборота или СЭД значительно облегчают делопроизводство любой организации. Автоматизация позволяет значительно сократить материальные и временные затраты, связанные с созданием, циркуляцией и хранением документации. Рутинная работа с бумажной документацией постепенно уходит в прошлое. В то же время спрос на программное обеспечение, позволяющее автоматизировать работу с документами, остается неизменным.

Из этой статьи вы узнаете:

зачем нужно внедрять СЭД в организации;
какие функции выполняет система электронного документооборота и какие задачи помогает решать;
каковы преимущества использования систем электронного документооборота;
помогают ли СЭД сократить затраты на документооборот.

Системы электронного документооборота

Автоматизация работы с документами до сих пор остается одним из важнейших направлений современного делопроизводства. Преимущества использования систем электронного документооборота оценили большинство современных организаций: начиная с государственных структур, заканчивая небольшими частными компаниями. Они значительно упрощают деятельность, связанную с рутинной бумажной работой: сокращают временные и материальные затраты, обеспечивают безопасность информации, поддерживают прозрачность бизнес-процессов. У большинства руководителей уже не возникает вопроса, зачем нужна СЭД . В современных компаниях она становится необходимым элементом ИТ-инфраструктуры.

СЭД представляет собой специализированное программное обеспечение, предназначенное для работы с неструктурированными документами. Она позволяет создавать, изменять, искать и передавать любую цифровую документацию. В некоторых случаях СЭД может эволюционировать в ECM-систему (Enterprise content management), которая носит более масштабный характер. Система управления корпоративным контентом выполняет все функции СЭД и вместе с тем обладает технологиями управления информацией.

Нормативная база в области СЭД

Несмотря на растущую популярность автоматизированных систем, деятельность их разработчиков практически не регулируется на законодательном уровне. При создании программного обеспечения и его внедрении в качестве ориентира используются следующие нормативно-правовые акты:

N149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело;
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации;
N1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
Постановление Правительства № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
N152-ФЗ «О персональных данных»;

Функции электронных систем документооборота

Ответом на вопрос, зачем нужна СЭД могут служить те качественные изменения, которые система электронного документооборота вносит в большинство процессов работы с документами. К основным функциям СЭД относятся:

Создание, регистрация, обработка, передача и хранение документации;
Отслеживание изменений в документах и контроль срока их исполнения;
Создание справочников;
Движение документов, передача прав на их применение, рецензирование и исправление;
Формирование отчетов;
Разграничение доступа;
Контроль версий;
Автоматизация главных участков делопроизводства;
Управление заседаниями, совещаниями, договорами.

Задачи СЭД в делопроизводстве на разных организационных уровнях

Многие руководители задаются вопросом, зачем нужна СЭД им лично. Большинство видит в ней лишь инструмент службы делопроизводства, технологию, не влияющую на административные процессы. Однако она значительно облегчает взаимодействие разных иерархических уровней организационной структуры, позволяя оперативно обмениваться актуальной информацией и принимать решения на ее основе.

Задачи СЭД можно классифицировать в соответствии с уровнями управления компанией:

Руководство компании, главы структурных подразделений:
○ оперативное получение данных, необходимых для принятия управленческих решений;
○ контроль исполнения документов;

Помощники руководителей, секретари, референты:
○ быстрый и точный поиск служебной документации;
○ контроль исполнительской дисциплины;
○ сокращение сроков подготовки проектов;
○ ускорение процессов согласования и утверждения;
○ облегчение подготовки мероприятий;

Финансово-экономическая и бухгалтерская служба:
○ сокращение сроков передачи из филиалов в головную организацию;
○ снижение риска потери первичной документации;
○ сокращение временных затрат на подготовку отчетов, подборку документов для сверок или проверок органов государственного надзора;

Юридическая служба
○ уменьшение трудоемкости работы по подготовке договоров, соглашений, контрактов;
○ контроль сроков исполнения;
○ оперативный поиск локальных нормативных актов.

Скачайте документы по теме:

Инструкция по делопроизводству (фрагмент). Организация документооборота
Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
Инструкция по работе с корпоративной электронной почтой

Преимущества использования систем электронного документооборота

Среди существующих на рынке систем электронного документооборота принято выделять: системы делопроизводства, цифровые архивы, системы workflow и ECM. Все они различны по количеству поддерживаемых функций, однако, обладают схожими преимуществами, практически полностью снимающими вопрос о том, зачем нужна СЭД в современной компании. Она обеспечивает:

Безопасность;
Версионность;
Моментальный поиск;
Оперативное формирование отчетов и уведомлений;
Маршрутизацию;
Интеграцию с web;
Систематизацию документации в базе данных;
Сканирование и распознавание бумажных оригиналов;
Возможность создания резервных копий;
Информационную поддержку бизнес-процессов.

Технические возможности СЭД

Система электронного документооборота имеет ряд очевидных преимуществ перед традиционными технологиями делопроизводства. Внедрение новых технологий позволяет расширить функциональные возможности СЭД. Примером таких технологий могут служить:

Сканирование и распознавание бумажной документации

Сканирование и распознавание корреспонденции при получении, передача бумажного оригинала в архив и предоставление сотрудникам его цифровой версии для дальнейшего использования помогает систематизировать входящие документальные потоки.

Использование медиа-технологий

Современные СЭД позволяют обмениваться не только графическими изображениями и текстовыми файлами, но поддерживают большинство существующих медиа-форматов. Мультимедиа позволяют более емко представить поставленные перед подчиненными задачи, передать особенности требуемой реализации.

Электронная подпись

Технология электронной подписи повышает информационную безопасность СЭД. Она позволяет удостоверять авторство служебных актов, облегчает процесс согласования между руководителями разных организационных уровней.

Шифрование конфиденциальной документации и каналов ее передачи

Шифровка облегчает передачу документов высокого уровня секретности, а также помогает регламентировать доступ к ним с помощью цифровых ключей.

Массовая рассылка

Интеграция с электронной почтой дает возможность оперативно рассылать распоряжения и уведомления большому числу сотрудников, что значительно повышает оперативность исполнения заданий.

Печать отчетов

Еще один пример того зачем СЭД нужна современной организации можно увидеть в возможности автоматизированного формирования отчетов. Это способствует значительной экономии времени и повышению эффективности работы каждого сотрудника.

Внедряя систему электронного документооборота, большинство компаний в первую очередь думает об экономических выгодах автоматизации. Тем не менее, оценка системы по уровню снижению затрат верна лишь частично. Основная задача подобных систем - повышать качество административных решений. Если СЭД помогла решить первоначальные задачи проекта внедрения, значит ее использование оправдано, и ответ на вопрос: зачем нужна СЭД, уже найден.

Электронный документооборот имеет достоинство и недостатки, плюсы и минусы в использовании в учреждении.

Основные достоинства электронного документооборота:

все структуры учреждения будут работать в одном информационном пространстве;

очень сильно возрастает скорость обработки документов внутри учреждения, сохранность и безопасность документов;

использование шифрования данных может пресечь утечку информации;

возрастает производительность труда сотрудников и снижается вероятность ошибок в обработке документов, которая зависит от квалификации работника;

значительный экономический эффект.

Прямой эффект от внедрения системы позволяет экономить средства, затрачиваемые на расходные материалы, оплату служб почтовой и курьерской доставки, ксерокопирование материалов, уменьшает трудозатраты. Косвенным эффектом являются те преимущества управления, которые значимы для функционирования организации: прозрачность управления, контроль исполнительской дисциплины и т.п.

Итак, внедрение СЭД позволяет:

полностью автоматизировать процесс работы с документами;

обеспечить организацию работы с удаленными пользователями и группами пользователей;

обеспечить интеграцию с внешними системами электронной почты;

наращивать базовые возможности системы электронного документооборота с помощью модульности и наличия встроенных инструментальных средств;

обеспечить процесс одновременной работы в системе неограниченного числа пользователей;

повысить эффективность работы с документами;

повысить корпоративную культуру работы с документами;

Значительно уменьшить объемы бумажного документооборота;

Значительно сократить время на обработку и пересылку документов, время поиска документов, время согласования и утверждения проектов документов;

обеспечить все документационные процессы с одновременным использованием электронных и бумажных версий документов;

упорядочить процесс регистрации всех видов документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);

обеспечить управление потоками работ (передача документов между исполнителями);

обеспечить процесс работы с взаимосвязанными документами;

обеспечить управление документом на протяжении всего жизненного цикла;

обеспечить прозрачность всех процессов с момента создания документа до момента его сдачи в архив;

сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов);

проследить историю создания документа;

обеспечить четкий процесс согласования и утверждения документов;

выстроить отлаженную систему поручений;

обеспечить четкий контроль исполнительской дисциплины;

производить сортировку документов по любым критериям;

обеспечить поиск информации по различным атрибутам и полнотекстовый поиск;

обеспечить автоматизацию сбора и анализа статистических данных о движении документов;

обеспечить архивное хранение электронных образов документов;

обеспечить регламентацию прав доступа;

обеспечить мгновенный доступ к документам;

уменьшить количественные потери документов;

увеличить производительность труда;

сократить затраты на подготовку документов к сдаче в архив и архивное хранение документов;

придать юридическую силу электронным документам;

сократить затраты на курьерские и почтовые услуги;

сократить количество внутренних и внешних курьеров;

обеспечить ведение информационно-справочной базы;

предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный поиск, расширенный поиск, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);

поддержка регистрации бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями учреждения;

поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки);

поддержка смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов);

наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);

обеспечение информационной безопасности (поддержка электронно-цифровой подписи, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования).

Но при всех достоинствах СЭД имеет свои недостатки:

"стрессы" у сотрудников - все новое, принимается с трудом;

затраты на приобретение программ и систем документооборота, а также на их внедрение и дальнейшее обслуживание;

пробелы в информационной безопасности - "пиратские" диски с перекачанными базами данных;

современные хакеры посредством удаленного доступа способны взламывать дорогостоящие программы с высочайшей степенью защиты;

при резком увеличении потока документооборота серверы не справляются, падает производительность труда.

В выборе системы электронного документооборота современные компании руководствуются общей стратегией развития, целями, наличием конкурентной среды, желаемой структурой и ожидаемым экономическим эффектом от внедрения такого решения. К целям внедрения СЭД можно отнести улучшение контроля исполнительской дисциплины, сокращение числа потерянных документов; сокращение времени согласования; уменьшение количества ошибок в работе с типовыми документами.

Есть ряд ключевых требований к функциям СЭД (ECM). От соответствия системы этим требованиям зависит дальнейший успех оптимизации документооборота компании. Процессы согласования документов и назначение задач выполняются быстрее, когда переведены из «бумажного» в электронный вид, также сокращается время на обработку документов и поручений, и появляется возможность отслеживать ход работы с документом. При работе с системой исполнители оповещаются о новых документах автоматически, а сроки их обработки находятся под контролем. Для быстрого доступа к документам, легкого поиска и сохранности документов организуется электронное хранилище.

Важно, чтобы права доступа к защищенным данным были разграничены. Значительно сокращает время работы и автоматическое заполнение разделов типовых документов по существующим справочным данным. Руководителю важно иметь удобные средства контроля сроков исполнения задач и сводную отчетность. Для поддержания информативности в работе компании СЭД должна легко интегрироваться с существующей почтовой системой и с существующими в компании учетными системами (кадровыми, финансовыми, бухгалтерскими и системами управления производственной деятельностью.

Также все больше организаций обращают внимание на возможность удаленной работы в системе. К важным критериям оценки системы относятся возможность формирования отчетности по документам, исполнителям, статусам документов и др.; быстрое внедрение системы; стоимость установки и поддержки системы; простота развития системы; возможность использования программного обеспечения системы для решения дополнительных задач.

И дополнительные требования:

наличие потокового ввода документов в систему, возможность работы со сканером;
преднастроенный модуль управления договорами;
планшетная версия;
мобильные клиенты.

Сравнение

Рассмотрим, как реализуются эти функции в системах Docsvision, Directum, ELMA ECM+, Optima WorkFlow и 1С: Документооборот 8. Все эти системы объединяет общая концепция, основанная на сочетании классической СЭД и средств управления бизнес-процессами. Объединяя преимущества электронного документооборота и BPM-систем, компании получают развитие процессов и повышение эффективности операционной деятельности.

Функциональность и возможности интеграции

Directum

К функциональным преимуществам системы Directum относится не только расширенный каталог бизнес-решений. Из функций, используемых каждый день в работе, можно выделить удобные напоминания, возможности настройки нумераторов и работы со штрих-кодовыми метками. Наличие предпросмотра вложенных файлов, файловых хранилищ, большой выбор заполненных справочников в базовой конфигурации, интерактивные мастера создания документов.

Негативные стороны этой СЭД: отсутствие постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, недоступность применения дополнительных стилей в описи документа.

Данные функции реализуются в Docsvision. Внутри главного окна приложения отображаются любые веб-страницы и настроенные отчеты. Архивные документы перемещаются в отдельные таблицы базы данных. Пользователи системы могут выбирать вариант аутентификации. Применяется XSLT-преобразование к XML описанию регистрационной карточки.

ELMA

Систему ELMA отличает расширенная линейка бизнес-решений. В их числе модуль ECM+ (сочетание функций BPM-системы и классической СЭД), Проекты+ - стандартные функции для управления проектами плюс управление процессами; ELMA CRM+ - реализует клиент-ориентированный подход через реализацию сквозных процессов. И KPI-решение, которого нет у системы Directum.

К вопросу о возможностях интеграции – плагин для работы с MS Outlook есть и у ELMA ECM+, и у двух других решений. Кроме того, ELMA легко интегрируется с «1С:Предприятие» (со всеми актуальными версиями).

Чтобы не путаться в большом количестве файлов с поправками и изменениями, документы в приложении могут иметь неограниченное число версий, но только одну можно назначить актуальной. Вся история изменений документа собирается на карточку документа.

Все необходимые инструменты для работы по документу и контроля исполнительской дисциплины по работе с этими документами находятся у пользователя под рукой.

Если документ поступил в компанию в бумажном виде, он автоматически сохраняется после сканирования.

Руководитель может просматривать отчет по текущей ситуации с исполнительской деятельностью, а пользователям предоставлен ряд фильтров, чтобы формировать результаты так, как они считают нужным.

Приложение ECM+ можно настроить произвольно согласно потребностям отдельного предприятия и его организационной структуры.

Для ускорения создания документов можно создавать шаблоны. Это доступно для любого пользователя, даже не имеющего навыков в программировании.

Можно настроить автоматическое внесение штрих-кода в шаблон для моментального распознавания в системе.

У всех рассматриваемых в обзоре систем есть свое мобильное приложение для работы с функциями системы через планшетный компьютер или мобильное устройство. Это позволяет топ-менеджерам принимать участие в оперативной деятельности компании из любой точки, где есть интернет. Клиенты для мобильных устройств совместимы со всеми мобильными ОС.

Optima WorkFlow

К достоинствам системы можно отнести возможность применения дополнительных стилей в описи документов, вывод изображений в опись документов и область просмотра. Возможна фильтрация загруженной описи документов. В Optima WorkFlow поддерживается настройка рубрикаторов в журналах документов, настройка области просмотра выбранной записи в описи документов. Работает кастомизация регистрационной карточки поручения. Сторонние веб-приложения могут встраиваться в главное окно. Есть интеграция с IBM WebSphere MQ. Для автоматизации деятельности архивных подразделений разработан специальный модуль Архив.

1С: Документооборот 8

Основные направления работы данного решения – делопроизводство, общий документооборот, управление договорной деятельностью, электронный архив и работа с обращениями. Функционал можно расширять при помощи плагинов. При обработке маршрутов документов можно прикреплять файлы и впоследствии изменять их. Есть регистрация Проводника Windows.

Можно настроить автоматическое создание, регистрацию и отправку по маршруту документов из различных источников (папка, электронный почтовый ящик, web).

Недостатки: отсутствует внутренняя почта. Нельзя создавать задачи для группы и папки с поручениями. Кроме того, у данного решения нет модуля управления проектами. Невозможна регистрация из MS Office, Open Office. Не поддерживается работа с документацией СМК. Также нет возможности вести личные папки пользователя.

Интерфейсы

Directum

Интерфейсы всех режимов работы в системе Directum унифицированы, можно настроить правила обработки документов и заданий. В режиме замещения система сохраняет свою информативность. Работа с файлами возможна онлайн. Распределяются права доступа к отдельному файлу, каждый из них атрибутивно описывается. Также можно отметить прозрачность процессов документооборота. Задания добавляются в календарь MS Outlook. Плюсом системы являются настраиваемые поисковые шаблоны и удобные механизмы фильтрации по колонкам списков.

Но есть и ряд недостатков: отсутствует возможность постраничного вывода элементов (в Win32). Минимальны настройки визуальных эффектов. Нельзя локализовать названия реквизитов на различных языках. Размер карточки нельзя изменить. При создании ссылок между электронными документами нельзя внести комментарии для описания связи. Интерфейс перегружен.

Рис. 1. Интерфейс системы Directum

Docsvision

В Docsvision применяются преднастроенные темы, лента команд настраивается. Сквозные связи между документами отображаются в виде дерева. Ссылки можно комментировать. Есть возможность проектирования карточек задания. Панель инструментов настраивается. Работает полнотекстовый поиск из единой строки, есть настраиваемые поисковые шаблоны, дизайн поисковых форм тоже настраивается.

При этом недостатки системы заключаются в отсутствии возможности автоматического вложения документа в задание. Процессы не прозрачны, напоминания работают только при включенном MS Outlook.

Рис. 2. Интерфейс системы Docsvision

ELMA

Внешне интерфейс ELMA ECM+ представляет собой стандартное файловое хранилище, пользователь без опыта работы с такими системами вполне может сориентироваться самостоятельно.

Регистрация документов реализуется в специальном мастере в несколько последовательных шагов. При вводе в систему нужно лишь указать необходимые реквизиты документа и прикрепить электронную версию, система автоматически генерирует карточку документа со всеми данными по нему.

Вся информация по организации содержится во внутреннем портале. Все необходимые для работы инструменты находятся в одном месте: архив документов, задачи, календарь, лента сообщений, отчеты, веб-документы.

Операции могут быть упрощены или расширены в ходе настройки.

Рис. 3. Интерфейс ELMA

Optima WorkFlow

Система обладает интуитивно понятным интерфейсом. В системе настраиваются стили оформления приложения, доступен вывод в опись документов и область просмотра реквизитов и изображений, применяются стили отрисовки списка документов (шрифт, заливка, пиктограмма).

Стоит отметить удобные поиски в полях-списках регистрационных карточек, наличие визуального контроля обязательности заполнения полей, возможность работы с файлами, связями и движением документа в едином окне.

Удобно работать с прикрепленными файлами – работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток – непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Рис. 4. Интерфейс Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Интерфейс настраивается под типы пользователей. Можно просмотреть список работающих в системе пользователей. Есть средства проектирования РКК (дизайнер), возможность расширения и настройки РКК, при этом можно использовать сложные элементы – таблицы, структуры.

Недостатки: нет встроенных средств просмотра прикрепленных файлов, нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы.

Рис. 5. Интерфейс 1С: Документооборот 8

Функции поиска

Directum

К плюсам системы можно отнести наличие полнотекстового поиска по документам и реквизитам регистрационных карточек (РК). Шаблоны поиска можно настроить по реквизитам РК. Действует фильтр описи документов по значениям колонок. Удобные функции настройки шаблонов поисков. Можно создавать поисковые папки.

Отрицательные качества: нельзя распределить права доступа к настроенным поискам; нет настроенных поисков в веб-клиенте; нет возможности создавать сложные поисковые запросы, нет постраничного вывода объектов в опись документов и результатов поиска, не применяются дополнительные стили в описи документа.

Docsvision

В Docsvision поддерживается создание сложных поисковых запросов с помощью XML, а также распределение прав доступа к поискам.

Недостаток – медленное действие панели просмотра.

ELMA

В ELMA ECM+ документы собираются в единый электронный архив. Поиск документов осуществляется быстро и удобно не только по названиям, но и по реквизитам карточки документа или РК. Результаты поиска отображаются только при наличии прав доступа к документам. Параметры поиска сохраняются в формате фильтра, в будущем можно быстро искать документы по сохраненным параметрам.

Недостаток: отсутствие полнотекстового поиска в документах.

Optima WorkFlow

Применяется прямой запрос к базе данных для формирования сложного поискового запроса в журналах документов. Осуществляется полнотекстовый поиск по содержанию документа и поиск по образцу регистрационной карточки (не надо настраивать шаблоны поиска). Можно вводить поисковые запросы по реквизитам регистрационных карточек. Применяются наложенные фильтры ко всем доступным журналам документов.

Недостаток системы в невозможности сохранения пользовательских поисковых шаблонов. Нет полнотекстового поиска по реквизитам регистрационных карточек документов. Пользователи не могут создавать поисковые папки и сложные поисковые запросы. Отсутствует полнотекстовый поиск по реквизитам регистрационных карточек.

1С: Документооборот 8

Осуществляется атрибутивный поиск по реквизитам документа. Можно создавать шаблоны поиска, их хранение является иерархическим и классифицируемым. По результатам поиска производится построение отчетов.

В одном запросе нельзя осуществлять различные виды поиска. Нет настройки набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации.

Административные настройки

Directum

Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск.

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.

Рис. 6. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum

Docsvision

Docsvision поддерживает ведение ОШС сразу нескольких компаний. Есть функции замещения (постоянный или временный заместитель). Работает фильтр по подстроке. Недостатки отчасти дублируют свойства Directum: не наглядное отображение ОШС, нет сортировки элементов в заданном порядке, нельзя вести историю справочника, создавать типизированные справочники, создавать иерархические справочники, нет встроенного справочника «Номенклатура дел». Низкое быстродействие работы конструктора.

Рис. 7. Справочник сотрудников в системе Docsvision

ELMA

Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов.

Рис. 8. Настройка страниц филиалов в системе ELMA

Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководителю. Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять.

Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя.

Рис. 9. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA

В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока.

Optima WorkFlow

Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника.

Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

Рис. 10. Внесение нового сотрудника в оргструктуру в Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Рабочий стол пользователя настраивается в соответствии с его ролью. Обеспечивается быстрый доступ к данным о сотрудниках, списку телефонов, рекомендациям по составлению корреспонденции и др. Для руководителя отдела можно настроить панель полнотекстового поиска документации любого назначения, руководителю предоставляется панель быстрого доступа к отчетам. Информация распределяется согласно правам доступа. Организационная структура организации и роли исполнителей могут использоваться для выбора исполнителей бизнес-процессов.

Подсистема «Задачи и процессы сотрудников» содержит средства создания и управления бизнес-процессами, а также настройки ролевой адресации задач, настройки матрицы замены/замещения сотрудников.

Моделирование бизнес-процессов

Directum

В системе реализуются удобные функции моделирования. Отладка маршрутной схемы реализуется пошагово. В платформу встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Возможно создание собственных функций и скриптовых сценариев с использованием собственного API. Редактор отчетов реализуется на языке IS-Builder. Минус: количество базовых блоков недостаточное.

Рис. 11. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum

Docsvision

Система обладает удобными функциями моделирования и проектирования маршрутной схемы без использования программных средств. Можно разрабатывать собственные функции. Доступно создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства – MS Reporting.

Недостаток: приходится заменять группу простых блоков на один блок скриптового сценария для оптимизации.

Рис. 12. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision

ELMA

Моделирование бизнес-процессов производится в специальном графическом редакторе «Дизайнер ELMA» с простым и понятным графическим интерфейсом. Нотация для описания бизнес-процессов - BPMN 2.0, удобная для описания цепочек работ и содержащая практически все необходимые примитивы. Проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без помощи программиста. Развивать модель управления в компании и вносить изменения в процессы можно на ходу, без остановки системы.

Движение документов в компании можно организовать по маршрутам любой сложности. В маршруте документа отражается, через каких сотрудников пройдет этот документ, а также порядок и характер запланированных работ по нему. Графическая модель процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, после чего операции соединяются переходами. В переходы можно вписать комментарии.

Рис. 13. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA

Optima WorkFlow

В системе есть дизайнер моделей бизнес-процессов, применяются скриптовые сценарии.

Рис. 14. Моделирование бизнес-процессов в Optima WorkFlow

Настройка свойств блока проста. Осуществляется создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций и блоков, выгрузка объектов в обменный формат. Инструментальные средства – Crystal Reports 11.0.

Есть возможность настройки внешнего вида приложения, настройки описи документов (видимость и порядок колонок, сортировка), настройки извещений.

Механизмы моделирования неудобные, функции настройки бизнес-логики минимальны, возникает необходимость написания скриптовых сценариев обработки документов, нет дизайнера жизненных циклов документов.

1С: Документооборот 8

В системе создаются типовые маршруты движения документов, есть поддержка маршрутных ветвлений и условных переходов. Также имеется дизайнер отчетных форм.

Рис. 15. Блок-схема бизнес-процесса в 1С: Документооборот 8

Безопасность данных и действий

Directum

Защита данных в системе осуществляется с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Можно создавать группы и роли пользователей. Есть дискретная и ролевая модель управления доступом, также есть возможность выдавать полномочия и привилегии. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, РК, файла и справочника. Можно настроить передачу прав. Применяется шифрование и ЭЦП.

Недостатки системы: нет распределения прав доступа к настроенным поискам, нет настроенных поисков в веб-клиенте, нельзя создавать сложные поисковые запросы.

Быстродействие панелей просмотра достаточно низкое.

Docsvision

Преимущества системы в плане безопасности данных можно выделить следующие: наличие мандатного управления доступом, разграничение прав доступа на всех уровнях; настройка передачи прав. Применение шифрования и ЭЦП.

ELMA

Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему:

Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с компьютера или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа.
Вход по Токену. Токен - устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA, чтобы пользователю не носить целую связку ключей.
Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer.

Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ.

В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами - роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности.

Optima WorkFlow

Защита данных осуществляется с помощью логина/пароля, учетной записи Windows. Создаются группы и роли пользователей, дискретная и ролевая модель управления доступом. Есть возможность выдачи полномочий, разграничение прав доступа на уровне папки, настройка относительных прав доступа по оргштатной структуре организации, применение ЭЦП.

К отдельному файлу нельзя распределить права доступа. Отсутствует предпросмотр файлов.

1С: Документооборот 8

Имеются программные средства контроля целостности документов, поддержка различных способов аутентификации. Пользователю выдаются права на время исполнения поручения или документа. Подписанные ЭЦП документы отправляются с сохранением информации о подписях. Права доступа назначаются в соответствии с должностью пользователя, его ролью, степенью участия в бизнес-процессах, грифом или индивидуально. Права устанавливаются к папкам и видам документов и также распространяются на прикрепленные файлы, они могут содержать в себе ограничения на чтение или на запись. Доступ к отчетам также ограничен – сотруднику доступны только его отчеты, руководителю – отчеты своего подразделения.

Нет разграничения прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы). Нет системы средств резервного копирования и восстановления данных.

Заключение

Компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной и той же проблемой – им предстоит долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Для оптимизации работы всей компании важно встроить процессы документооборота в основные - сквозные процессы, и чем раньше произойдет такое объединение, тем лучше. Однако это трудоемкое мероприятие требует времени, опыта и постоянной коммуникации всех сотрудников, чья работа связана с документами. В той или иной мере системы, используя свои функции, позволяют ускорить этот процесс. Если подвести итоги и оценить результаты, то больше всего ключевым требованиям соответствуют ELMA ECM+, 1С: Документооборот 8 и Directum.

Преимущества и недостатки современных платформ создания систем электронного документооборота: "Дело", "Интертраст", "Optima-Workflow", "Documentum".

"Дело" Преимущества СЭД «Дело»

Для руководителей различных уровней:

· быстрый поиск документов;

· отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;

· эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;

· сокращение сроков подготовки и согласования документов;

· удобная работа над проектами документов;

· получение сводных отчетов и журналов;

· возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

· быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;

· отслеживание хода исполнения резолюций;

· удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);

· журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;

· формирование отчетности.

Среди недостатков системы «ДЕЛО» присутствуют:

отсутствуют средства графического отображения маршрутов документов;
неудобство графического дизайнера при создании регистрационных карт документов;
отсутствие графического представления о состоянии и прохождении документов.

"Интертраст"

Характеризуется рядом выгодных преимуществ:

- готовность к работе, то есть отсутствие необходимости разрабатывать или моделировать систему на основе конструктора обеспечивает возможность начать использовать ее сразу, сократив риски на внедрение системы и сэкономив на этом время и материальные средства; модульность CompanyMedia, то есть наличие в ее составе нескольких самостоятельных и одновременно взаимосвязанных систем, автоматизирующих разные процессы, позволяет выбрать нужные, и автоматизировать именно те процессы, которые нуждаются в этом; многофункциональность, то есть возможность автоматизировать не только делопроизводство, но и многие другие процессы (а в состав CompanyMedia входит более 10 систем, рассчитанных на разные задачи) позволяет расширять границы автоматизации;
- возможность настроить или доработать систему так, чтобы она автоматизировала процессы, которые могут быть присущи именно конкретной организации, что позволяет учитывать специфику бизнеса компании, а также в дальнейшем адаптировать ее под меняющиеся требования самостоятельно, экономя время и деньги;
- масштабируемость (возможность в дальнейшем, после внедрения системы, подключить к ней другие системы CompanyMedia, автоматизировать новые рабочие места) дает возможность в нужные сроки автоматизировать необходимые бизнес-процессы, подключить к работе в системе нужных сотрудников;
- корпоративность, то есть способность системы работать в компаниях со сложной (несколько отделов, департаментов и т.п.), в том числе территориально-распределенной структурой (несколько филиалов, дочерних компаний, расположенных в разных городах в разных часовых поясах), позволяет подключить к работе в ней сотрудников основной, дочерних и зависимых компаний. За счет подключения к работе в системе всех сотрудников компании (как в головном офисе, так и в филиалах и дочерних компаниях), работающих с документами, строгого контроля соблюдения ими должностных обязанностей, регламентов и процедур, принятых в компании повышается прозрачность ее документооборота и деловых процессов, ускоряются информационные потоки, что повышает управляемость компании;
- реализованная в системе возможность ставить исполнение документов и поручений по ним на контроль, то есть, прописывать, в какие сроки документ и поручения по нему должны быть выполнены, кто должен принимать участие в их выполнении, а также возможность отследить, у кого документ находится, на какой он стадии исполнения (согласовывается, просматривается и т.д.) приводит к упрощению получения информации о текущем состоянии документа, повышению исполнительской дисциплины;
- возможность разграничить право доступа к информации на основании должностных обязанностей сотрудника обеспечивает защищенность документооборота от несанкционированного доступа, тем самым ликвидируется возможность утечки информации;
- наличие механизмов создания юридически значимого электронного документооборота позволяет перейти на полностью безбумажный документооборот;
- наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников, т.е. отражение в системе именно тех функциональных возможностей, которые необходимы сотрудникам для выполнения профессиональных обязанностей, делает работу в CompanyMedia комфортной для специалистов различных категорий;
- совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows) дает возможность работать с установленной в компании операционной системой, и не покупать новую, экономя тем самым средства на ее приобретение, а также не быть привязанным к конкретному поставщику оборудования;
- интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP R3, Галактика), позволяет взаимодействовать ними, использовать хранящуюся в них информацию;
- возможность работы через Web-браузер обеспечивает мгновенный доступ к документам, хранящимся в CompanyMedia, даже если у сотрудника она локально не установлена (например, если он в командировке, в отпуске), что позволяет ему всегда оперативно отрабатывать поступающие документы и поручения по ним;
- возможность поддержки в системе единого стандарта работы с электронными документами обеспечивает унификацию, формализацию и строгую регламентированность технологий делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов;
- надежность, высокая «отказоустойчивость» системы позволяет ей работать практически 24 часа в сутки, 365 дней в году.

Среди недостатков этого программного продукта особенно заметны следующие:

Рабочие места системы поддерживают не все ОС: версия 3.6 поддерживает Windows и Linux, версия 4.0 поддерживает еще Mac OS (с некоторыми ограничениями)
Web-интерфейс реализован для популярных браузеров: IE(8 и 9), FireFox, Safari и Google Chrome
Система разработана так, чтобы можно было подстраиваться под специфику разных компаний. Вследствие этого при отсутствии у заказчика нужной квалификации при внедрении может потребоваться помощь производителя или его партнеров
Система не ориентирована на малый бизнес. Внедрение на число рабочих мест менее 20 может быть неэффективным
Внешний вид и функционал СЭД настраивается под конкретного пользователя и зависит от его бизнес-роли. Интерфейс последней версии продукта (4.0) разработан дизайнерской студией А.Лебедева и характеризуется интуитивной понятностью и простотой. Приложения для iOS имеют нативный интерфейс.

"Optima-Workflow"

Удобно работать с прикрепленными файлами работа осуществляется онлайн в едином окне, в режиме check-in & check-out. Сквозные связи между документами визуализируются в виде дерева.

Можно проектировать карточку задания при создании поручения.

Недостатки: пользователи не могут создавать новые журналы, подборки документов, настройки не сохраняются в базу данных. В регистрационной карточке нельзя настроить панель инструментов, локализовать названия реквизитов. Размер карточки неизменяемый. Не реализованы механизмы drag&drop. Нет базовых функций интерфейсного выбора карточек для связи. Еще один недостаток непрозрачность процесса при создании задания, для исполнителей нельзя настроить напоминания.

Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка».

"Documentum"

Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК.

Значительное сокращение времени обмена документами – электронный документ передается почти мгновенно.
Сокращение времени на ввод входящих документов в информационную систему.
Снижение количества ошибок при вводе.
Экономия на расходных материалах, почтовых и курьерских расходах.
Не требуется вести бумажный архив, документы не теряются.

Отличия бумажного и электронного документооборота
на примере бизнес-процессов продажи и приобретения товара (продукции)

Продажа

	Обмен документами в бумажном виде	Обмен документами в электронном виде (на примере "1С:Предприятия 8" и "1С-Такском")
Данные о контрагенте	Ввод реквизитов контрагента	Ввод реквизитов контрагента
Отражение документа в учете	1. Ввод первичного документа 2. Печать на принтере	1. Ввод первичного документа
	3. Собственноручная подпись 4. Печать организации	2. Формирование ЭЦП
Передача контрагенту	5. Реестр исходящих документов	Отправка электронного документа с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих - происходят автоматически
	7. Получение лично или по почте (курьерской службой) 8. Проверка полученного экземпляра с подписью 9. Реестр входящих документов	Получение электронного подтверждения с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих - происходят автоматически
Хранение оригинала в архиве	10. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями

Приобретение

	Обмен документами вбумажном виде	Обмен документами в электронном виде в "1С:Предприятии 8"
Данные о контрагенте	Ввод реквизитов контрагента	Ввод реквизитов контрагента Создание "Соглашения об использовании электронных документов"
Получение документа с визой контрагента	1. Получение лично или по почте (курьерской службой) 2. Проверка полученного экземпляра с подписью 3. Реестр входящих документов	Получение электронного документа с ЭЦП контрагента, автоматическая проверка ЭЦП контрагента и сохранение в реестре входящих - происходят автоматически
Визирование ответственным лицом	4. Собственноручная подпись 5. Печать организации	1. Формирование ЭЦП
Передача контрагенту	6. Передача лично или отправка почтой (курьерской службой) 7. Реестр исходящих документов	Отправка электронного подтверждения с ЭЦП и сохранение в реестре исходящих - происходят автоматически
Отражение в учете	8. Ввод первичного документа	Заполнение данных - происходит автоматически 2. Ручной ввод недостающих данных, специфичных для стороны получателя
Хранение оригинала в архиве	9. Подшивка в папку оригинала с подписями и печатями	Формирование архива - происходит автоматически

Преимущества электронного документооборота в сравнении с бумажным. Электронный документооборот между организациями: как это работает? Развитая партнёрская сеть

Системы электронного документооборота

Нормативная база в области СЭД

Функции электронных систем документооборота

Задачи СЭД в делопроизводстве на разных организационных уровнях

Преимущества использования систем электронного документооборота

Технические возможности СЭД

Сравнение

Функциональность и возможности интеграции

Directum

ELMA

Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Интерфейсы

Directum

Docsvision

ELMA

Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Функции поиска

Directum

Docsvision

ELMA

Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Административные настройки

Directum

Docsvision

ELMA

Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Моделирование бизнес-процессов

Directum

Docsvision

ELMA

Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Безопасность данных и действий

Directum

Docsvision

ELMA

Optima WorkFlow

1С: Документооборот 8

Заключение

Отличия бумажного и электронного документооборотана примере бизнес-процессов продажи и приобретения товара (продукции)

Продажа

Приобретение

Отличия бумажного и электронного документооборота
на примере бизнес-процессов продажи и приобретения товара (продукции)