Черкасова Юлия
ведущий экономист-консультант ЗАО "КИС"

Планирование складских запасов

3.4. Планирование складских запасов

Планирование складских запасов в рамках общей процедуры бюджетирования имеет немаловажное значение. Для промышленного предприятия прогнозирование складских запасов следует вести в двух направлениях:

• по запасам сырья и материалов;
• по запасам готовой продукции

Такое деление при планировании необходимо в связи тем, что указанные прогнозы участвуют в расчете разных операционных бюджетов:

1. Прогноз запасов сырья и материалов необходим для корректного формирования бюджета закупок, рассчитываемого с учетом потребности на производственную программу, имеющихся остатков на складе и нормативного страхового запаса:

Планируемая величина закупки компонента = Плановая потребность в компоненте по нормам на производственную программу -

-Остаток компонента на начало периода Количество компонента, необходимое для формирования нормативного страхового запаса на складе*

Формула верна при условии: Остаток компонента на начало периода < Нормативный страховой запас компонента на складе

2. Прогноз запасов готовой продукции влияет на правильное формирование производственной программы, рассчитываемой с учетом спроса на продукцию, имеющихся остатков на складе и производственных возможностей предприятия

План производства продукта = Спрос на продукт - Остаток продукта на начало периода -

-Количество продукта, ограничиваемое производственными возможностями

Количество продукта, необходимое для формирования нормативного

страхового запаса на складе для обеспечения ритмичности отгрузки*

Формула верна при условии: Остаток продукта на начало периода < Нормативный страховой запас продукта на складе

В свою очередь, каждое из направлений прогнозирования необходимо разделять на две составляющие:

Прогнозирование остатков на начало планового периода;
- Расчет нормативных величин страховых запасов.

Прогнозирование остатков на начало планового периода.

В связи с тем, что процедура составления годового бюджета начинается задолго до начала планового периода (как минимум за месяц), возникает необходимость прогнозирования остатков как сырья и материалов, так и остатков готовой продукции на начало года.

Если проведенный анализ динамики складских запасов по фактическим данным показывает, что на начало каждого месяца они находятся примерно на одном и том же уровне (такая ситуация может возникать либо при ритмичной работе предприятия и поддержании на складе нормативных страховых запасов, либо, что наиболее часто встречается в российских условиях, при наличии на складе "мертвых запасов"), то в качестве остатков на начало планируемого года можно взять имеющиеся сведения об остатках, например, на 1 ноября или 1 декабря текущего года.

Если уровень запасов не стабилен, а политика управления производством, снабженческо-сбытовая политика и политика управления запасами прогнозируемо приведут к изменению складских запасов к началу планового года, то для расчета остатков целесообразно воспользоваться следующими формулами:

- Для расчета остатков сырья и материалов на начало планируемого года:

Остаток компонента на начало планируемого года = Остаток компонента на текущий момент

Величина закупки компонента в соответствии с планом текущего года -

- Плановый расход компонента на производственную программу

- Для расчета остатков готовой продукции на начало планируемого года:

Остаток продукта на начало планируемого года = Остаток продукта на текущий момент

Планируемая величина производства продукта -

- Планируемая отгрузка продукта

Расчет нормативных величин страховых запасов

Целью создания страхового запаса по материальным ресурсам является обеспечение производства материалов в случае каких-либо сбоев в процессе поставки. Расчет нормативного страхового запаса осуществляется по формуле:

Зстр = Мп (То Ттр Тпр Тпод) , где

Мп - среднемесячное потребление материала;
То - время на отгрузку материала поставщиком;
Ттр - время транспортировки;
Тпр - время на приемку материала потребителем;
Тпод - время на подготовку материала к производству.

Страховой запас готовой продукции формируется для компенсации колебаний между спросом и предложением. Его величину можно задать в процентах от месячного объема продаж, либо в днях запаса.

Величина страхового запаса как для материальных ресурсов, так и для готовой продукции должна быть реальной и аргументированной, так как на стоимость страхового запаса начисляется налог на имущество.

Рисунок 1. Бизнес-прогноз "Складские запасы".

Кроме того, для удобства планирования складских запасов целесообразно всю номенклатуру материальных ресурсов / готовой продукции разделить на группы по методу ABS.

Метод ABC состоит в том, что вся номенклатура сырья, материалов или готовой продукции располагается в порядке убывания суммарной стоимости всех позиций номенклатуры одного наименования на складе. При этом цену единицы материальных ресурсов (готовой продукции) умножают на количество их на складе, и список составляется в порядке убывания этих величин (произведений). Затем в группу А относят все наименования в списке, сумма стоимостей которых составляет 75-80% от суммарной стоимости всего запаса, в В - 10-15%, в С - 5-10%. Опыт показывает, что обычно в группу А попадает 10-15% всей номенклатуры, В - 20-25% и к третьей группе С относится 60-70% всей номенклатуры. Таким образом, основное внимание при планировании контроле, нормировании и управлении запасами должно быть уделено группе А, которая при своей малочисленности составляет подавляющую часть стоимости хранимых запасов, тем самым вызывая наибольшие расходы по их хранению и содержанию в запасе. Для группы А целесообразно применять те модели управления, в которых требуется постоянный (ежедневный) контроль за уровнем запаса. Часто в эту группу включают и наиболее дефицитные материальные ресурсы.

Для осуществления бесперебойного производственного процесса, а также на случай резкого скачка спроса на предприятиях создают запасы сырья и готовых изделий.

Однако без рационального управления количеством и хранением этих запасов невозможно представить успешно развивающуюся фирму.

Сведение количества хранимых запасов к минимально необходимому ускоряет оборачиваемость товарно-материальных ценностей и дает возможность ощутимо повысить рентабельность фирмы.

Эффективная оптимизация складских запасов прежде всего четко отдавать себе отчет в том, какие .

Разновидности складских запасов

Существуют различные критерии, согласно которым подразделяются данные товары.

• Относительно торговли либо процесса производства существуют следующие виды запасов:
• Подготовительные. Для их использования в деятельности фирмы (будь-то торговля или производство) нужна предварительная подготовка.
• Переходящие с конца одного периода отчета на следующий. Они обеспечивают безостановочность производственного цикла до приобретения следующей партии сырья.
• Запасы, во время производимого учета находящиеся на стадии доставки.
• Неликвидные запасы в течении долгого времени не применяются.

Относительно периода использования складируемые товары бывают:

• Сезонные. Возникают в определенное время года, обусловлены временным повышенным спросом на товар в это время и, соответственно, запуском производства или торговли в этот период.
• Страховые. Существуют на случай форс-мажорных ситуаций и гарантируют работу предприятия даже в это время без остановки.
• Текущие. Основной вид запасов, служит для бесперебойной работы фирмы в промежутке времени от одной поставки до другой.

Согласно назначению запасы делятся на:

• Товарные, то есть готовая продукция, ожидающая либо уже на стадии отправки потребителю.
• Производственные запасы, предназначенные для внутреннего производственного потребления.

С целью отслеживания динамики колебания уровня складских запасов, выяснения причин, увеличения их числа и разработки стратегии по приведению запасов к необходимому уровню проводится анализ склада.

Его последовательность такова:

• Сортировка по себестоимости, марке и наличию востребованных позиций товара.
• Определение запасов, долгое время не пользующихся спросом потребителей. Расчет их себестоимости.
• Расчет себестоимости завышенных запасов, как отношение количества запасов в наличии к числу проданных позиций за последние полгода.

Прогнозирование спроса на определенный вид товара (как и срок выполнения заказа)– трудная и неблагодарная задача. Выполнить ее качественно в силу тех или иных причин удается крайне редко. Для этих случаев и предусмотрены запасы товаров.

Проанализируем предпосылки возникновения излишних запасов на складе:

• Приобретение предпринимателем заведомо превосходящего необходимое количества товара в связи с риском неполной доставки или задержки в пути.
• Наличие привлекательных акционных цен на оптовые партии товаров
• Экономия на транспортных расходах: намного дешевле обходится привезти один раз большую партию, чем несколько раз мелкие.

Восполнение запасов влечет за собой финансовые вложения. Но как достичь оптимального соотношения между необходимым уровнем запасов и затратами? Для этих целей вычисляют экономический размер заказа (economic order quantity) по формуле:

EOQ = 2AD/vr, где:

D –уровень спроса, A –производственные расходы, r – складские расходы, v– величина удельных производственных затрат.

Кроме того, нужно учесть такие факторы:

• Скачкообразное увеличение товарного спроса в ходе всего срока его реализации.
• Непостоянство сроков восполнения запасов.
• Политика, проводимая данной фирмой в отношении обслуживания своих клиентов.

Помимо управления количеством запасов необходима рационализация и самих .

Анализ причин неудовлетворительной работы склада

Возможные недостатки функционирования склада:

• Срыв срока заказа: затрудненный или даже невозможный поиск нужного товара вследствие неупорядоченной системы складирования.
• Недостаток площади склада, угроза затоваривания неликвидом.
• Несоблюдение сроков хранения товаров, условий транспортировки и загрузки.
• Несовершенная , выдающая ошибочные данные относительно количества и наличия товаров.
• Отсутствие механизации, зонирования склада.

Последовательность оптимизации складских процессов

Оптимизация складских процессов осуществляется в следующем порядке.
Анализ конкретного склада с целью выяснения его «уязвимых мест». Имеются в виду такие недостатки, как игнорирование принципов уплотнения и консолидации при малой площади помещения, отсутствие отдельного помещения для карантинного товара, позднее списание уже отгруженного товара, отсутствие учета приходования и доступной каждому работнику картины расположения товаров на складе и др.)

Анализ взаимодействия складского и смежных с ним процессов (сбыт, закупки, доставка, информационное обеспечение) позволяет выявить проблемы и ранжировать их по значимости, подобрав наиболее оптимальный способ их устранения.

Перепроектирование работы складского помещения

Цель– повышение качества и снижение затрат на поддержание функционирования склада. Реализуется с помощью:

• Зонирования склада.
• Механизации и автоматизации складских процессов.
• Внедрение технологических карт, отчетной документации, .
• Оптимизация использования пространства внутри склада (размещение достаточного количества стеллажей, полок, удобство доступа к ним).

Заключается в создании административно-управленческой структуры и разделении между персоналом зон .

Тем самым обеспечивается большая прозрачность складских процессов, увеличивается производительность и эффективность труда работников, а также уменьшаются затраты на складскую обработку товаров.

Финальный этап подразумевает практическое применение решений по оптимизации технологии складирования товаров.

Происходит тестирование вновь созданной системы и, при необходимости, ее корректировка. Создаются инструкции по работе на складе для персонала, осуществляется надзор в ходе пробной эксплуатации.

Таким образом, оптимизация складских процессов и, непосредственно, количества и видов товаров является неизбежной составляющей складской логистики на пути совершенствования и увеличения согласованности в работе всего предприятия в целом.

Мне нравится

27

Основной принцип логистики управления запасами заключается в том, чтобы продукт/товар поступал в нужное время в нужное место и с минимальными издержками.

Вне зависимости от того, как организована логистическая структура Компании, неизменными остаются три основных вопроса: когда заказывать, сколько заказывать и как управлять запасами.

Важно не только организовать систему движения товарных потоков, но и определить где, сколько и какого товара хранить, чтобы обеспечить снабжение клиентов с заданным уровнем сервиса и минимальными издержками. Существуют разные методы организации системы товародвижения.

Некоторые компании для повышения эффективности логистической системы и оптимизации издержек разделяют товарный ассортимент на группы и для каждой группы применяют свои методы организации системы товародвижения.

Один из вариантов разделения ассортимента на группы, который может быть применим в дальнейшем для определения метода организации системы товародвижения, основан на частоте и равномерности спроса товара клиентами. Можно разделить ассортимент по следующему принципу: Массовый товар - товар массового спроса, постоянно необходимый основной массе клиентов и имеющий высокую частоту потребления. Ассортиментный товар - товар не массового спроса, но потребляется отдельными клиентами и имеет эпизодический спрос. Заказной товар - товар, предназначенный для удовлетворения особых потребностей отдельных клиентов или для пробных продаж. Разделение товара на группы можно проводить либо используя статистику частоты спроса, либо применив экспертную оценку определения принадлежности товара к той или иной группе.

Организация снабжения по товарам Массового ассортимента достаточно проста. Продажи товаров данной группы равномерные: при организации снабжения можно опираться на статистику продаж и с достаточно высокой точностью прогнозировать спрос. Зная продажи/прогнозы, технологический срок исполнения поставки, условия поставки, и определив желаемый уровень сервиса для клиентов – построить систему товародвижения несложно.

По Заказному товару самым простым и эффективным является решение не создавать запасы на складе, и осуществлять поставку под потребности каждого отдельного клиента в строго оговоренные сроки. В этом случае нет неразумных трат средств на создание запасов, и, в то же время, клиент заранее проинформирован о том, когда и на каких условиях он получит данный товар.

Наиболее сложным остается вопрос, как организовать снабжение и сколько хранить запаса по товарам значимым, но имеющим неравномерный эпизодический спрос – ассортиментному товару.

Для организации снабжения складов по товарам с неравномерным (эпизодическим) спросом - ассортиментному товару - можно использовать метод формирования товарного запаса на основе неснижаемого остатка .

Основная идея метода - определяется количество, которое планируется в любой момент времени иметь на складе . То есть, говоря другими словами, снабжение организуется в соответствии с тем, какой средний складской запас мы готовы хранить по тому или иному товару.

Реализовать данный метод можно по-разному.

Вот один из возможных вариантов:

1.Исходные данные для расчета

	Пояснение	Комментарий
Объем планируемых годовых продаж	Устанавливается одной цифрой на весь год. Может быть установлен на основании статистики прошлых лет, либо на основании экспертной оценки специалиста по продукту.	Прогнозирование продаж одной цифрой на год, без разбивки на более мелкие периоды, упрощает задачу организации снабжения, так как нет необходимости угадывать, когда именно будет спрос на данный товар
График квартальной сезонности продаж.	Данные квартальной сезонности не являются обязательными для создания модели управления запасами на основе неснижаемого остатка.	Если график квартальной сезонности не установлен, объем планируемых годовых продаж распределяется по периодам (месяцам, неделям) года равномерно
Норматив оборачиваемости	Устанавливается, чтобы определить, какие затраты готова нести компания на создание запасов по ассортиментному товару. Рекомендуется предоставлять возможность устанавливать норматив оборачиваемости как на весь ассортиментный товар в целом, так и на отдельные группы - в зависимости от их значимости.
Технологический срок исполнения поставки (временной период)	Включает в себя срок выполнения поставки: время производства и время доставки товара до конечного склада
Время между поставками (частота поставок)	Определяется в зависимости от того, как часто планируется (либо возможна) поставка товара на конечный склад.	При определении частоты поставки необходимо учитывать минимально возможную партию товара, которую производитель (поставщик) готов отгрузить

Примечание: Оборачиваемость это соотношение скорости продаж к среднему товарному запасу за период.

2.Рассчитываем неснижаемый остаток по формуле:

Неснижаемый остаток = Продажи/Оборачиваемость Из формулы очевидно, что увеличить неснижаемый остаток можно либо увеличив объем планируемых годовых продаж, либо снизив установленную величину оборачиваемости.

3.В зависимости от установленной величины неснижаемого остатка и технологического срока исполнения поставки определяем планируемое количество товара в системе (максимальный запас в цепочке Поставщик - склад).

Запас максимальный = Неснижаемый остаток + Планируемые продажи на период (Срок исполнения поставки+1/2*Частота поставки) Дополнительная информация: Если установлен график квартальной сезонности продаж, то в указанной формуле корректно использовать неснижаемый остаток не на момент проведения расчета, а на момент планового поступления товара на склад, то есть необходимо делать смещение на срок исполнения поставки.

4.Сравнивая расчетную величину максимального запаса и фактические остатки в цепочке Поставщик склад, определяем количество к заказу:

К заказу=макс(0;Запас максимальный – Фактический запас) Дополнительная информация: Представленную расчетной схему определения неснижаемого остатка можно дополнить, подключив систему «саморегулирования». В чем она заключается: Рассчитали неснижаемый остаток с соответствии с заданными прогнозом продаж и оборачиваемостью и начали работать. По истечении определенного периода анализируем соотношение полученной прибыли от реализации; убытков от дефицита (если они возникали) и затрат на создание и хранение запаса. В зависимости от результата расчета система предлагает на некоторую величину увеличить либо уменьшить неснижаемый остаток (корректировка может осуществляться и автоматически – без согласования).""

1С:ERP Управление предприятием 2 Управление складом и запасами

Расширенное поддержание запасов на складе

Расширенное поддержание запасов на складе сопряжено с выполнением задач:

• контроль текущего остатка товаров на складе,
• определение максимального и минимального запасов,
• определение способа и метода обеспечения потребностей,
• выбор источника обеспечения потребностей,
• расчет среднедневного потребления товаров,
• определение поставщика и условия работы с ним,
• формирование сроков и графиков поставки товаров (дата поставки, дата отгрузки).
• формирование различных заказов.

При расширенном варианте поддержание запасов на складе осуществляется в соответствии с параметрами обеспечения потребностей:

• способы обеспечения потребностей,
• методы обеспечения потребностей,
• параметры поддержания запаса соответствующие методам обеспечения потребностей,
• сроки и графики поставок.

Для поддержания запасов на складе при расширенном варианте обеспечивать потребности можно различными способами:

• Покупка у поставщика,
• Перемещение с одного склада на другой,
• Сборка,
• Производство силами переработчика.

Для определения способов обеспечения потребностей предназначен инструмент прикладного решения – Способы обеспечения потребностей, использование которого также позволяет определить правило формирования заказов. С учетом правила формирования заказов автоматически рассчитываются даты поставки и даты отгрузки.

Использование методов обеспечения потребностей с целью поддержания запасов на складе позволяет решить основную задачу - формировать потребности в заказе товара в тот момент, когда остаток товара на складе меньше либо равен минимальному остатку. При снижении запаса товаров до минимального количества система будет рекомендовать к заказу количество, равное максимальному запасу.

Для поддержания запасов на уровне неснижаемого остатка товаров на складе доступны различные методы обеспечения потребностей и соответствующие им параметры поддержания запасов:

Поддержание запаса (min-max) - позволяет одерживать уровень запаса в соответствии с желаемым минимальным или максимальным запасами. Информация о минимальном и максимальном запасах указывается вручную. Минимальный остаток указывается на срок покупки, а максимальный – на обеспечиваемый период.

Например, на складе полностью отсутствует необходимый товар, минимальный желаемый остаток этого товара составляет 100 шт. , а максимальный желаемый остаток товара – 300 шт . Заказы на отгрузку к обеспечению отсутствуют. Опираясь на эти данные, система рекомендует к заказу товар в количестве 300 шт. , поскольку текущий остаток товара на складе меньше минимального остатка.

Поддержание запаса (расчет по норме) - позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии с нормой дневного потребления товаров. Информация о среднедневном потреблении товаров учитывается при расчете минимального и максимального запасов,

Поддержание запаса (расчет по статистике) - позволяет поддерживать запасы на складе в соответствии со статистикой продаж. Данные по статистике продаж учитываются при расчете среднедневного потребления товаров, максимального и минимального запасов.

Максимальный и минимальный остатки, а также фактические остатки товаров на складах учитываются при расчете количества товаров, которое рекомендуется системой к заказу для поддержания запаса.

Количество товаров, которое необходимо заказать для поддержания запаса на складе, рассчитывается для всех товаров. При этом системой выдаются рекомендации к заказу только по тем товарам, уровень запасов которых на складе меньше или равен минимальному остатку (флажок К заказу ).

Предприятиям важно осуществлять учет своего имущества, для этих целей подойдет программа для складских запасов. В интернете можно найти различные утилиты для ведения учета хранимого товара. В большой части ПО присутствуют вспомогательные функции для ведения документации и для планирования закупок, поставок, списания. Внедрение утилиты способствует скорейшей оптимизации предприятия.

Программы по управлению складскими запасами
Складские запасы - это одновременно вложенный капитал и риски для предприятия, так как за время хранения товары могут потерять свою актуальность или истечь срок годности. Для того чтобы сократить количество различных рисков для имущества, организацией может внедриться специальное ПО. Программа для учета складских запасов предназначена для помощи в организации хозяйственной деятельности компании. При помощи таких утилит можно провести:
анализ расходов и последующее снижение затрат;
поиск подходящего поставщика;
анализ запросов потребителей.

Программа по управлению складскими запасами определяет остатки товаров и изучает динамику увеличения или снижения спроса. Внедрение софта для работы складского помещения поможет определить оптимальный размер запасов на складе и поможет в разработке стратегии по закупкам и устранению излишков. Программа по учету складских запасов поможет сократить время, затрачиваемое на поиски нужного товара, так как в нее вносится место хранения и срок годности имущества. Однако, несмотря на массу преимуществ, рядом предприятий не используется никакой вспомогательный софт для учета имущественного резерва предприятия.

Так же контроль над складскими запасами программой может осуществляться самостоятельно, по заданным параметрам. Наличие такого функционала позволяет удаленно отслеживать работу склада и вовремя реагировать на необходимость осуществлять закупку товаров раньше срока. Внедрение ПО на склад позволит дистанционно отслеживать работу каждого сотрудника.

Программа для складского учета запасов
Оптимизация процессов предприятия посредством внедрения специальных утилит или полная автоматизация организации поможет повысить прибыль и снизить кражи в складских помещениях. Для того чтобы правильно подобрать софт, следует учесть особенности работы организации. Программа для учета складских запасов предназначена в первую очередь для ведения документации и отслеживания товарооборота. Многое ПО способно отслеживать спрос и наличие популярного товара на складе. Такие функции помогают составлять планы закупок. Часть утилит могут искать необходимый товар по самой низкой цене через интернет.

Программа для учета складских запасов производит аудит хранимых товаров в заданный пользователем срок. Так же в некотором ПО предусматривается внедрение скидок и задание изображение товара. Возможность включить в работу с софтом сотрудников предприятия и ограничить их пользование только в сфере их деятельности сделает процесс работы более автоматизированным.

Дельфин: программа для пополнения складских запасов
Среди разнообразных утилит для управления запасами выделяется «Дельфин». Этот софт совместим со стандартной конфигурацией 1С, и позволяет организации работать в пределах одного обеспечения. Однако данный софт не осуществляет учет срока годности продукции и коэффициент их сезонности. «Дельфин» - это программа для планирования складских запасов, проведения закупок для небольших предприятий. Преимуществом этой утилиты является ее аналитические способности на основании введенных данных. Посредством проведенного анализа производится расчет рекомендаций по бедующим продажам.

В независимости от выбранной программы по управлению складскими запасами, она должна соответствовать потребностям конкретной организации. ПО может работать только на одном складе или на нескольких, взаимодействовать со специальным оборудованием, применяемым на складе. Так же большую роль при выборе утилиты играет взаимодействие с ней конкретными пользователями.

Программа для учета складских запасов и расходов материалов
Софт, применяемый для ведения имеющихся запасов и расходов материалов на складе, в подавляющем большинстве взаимодействуют с бухгалтерским ПО и способен синхронизироваться с оборудованием склада. Также немаловажным фактом для приобретения специальных утилит для склада является их способность самостоятельно проводить аудит товаров и сообщать об окончание сроков их годности. Кроме этого время для создания заказа и учет складского запаса программа способна подбирать по необходимости или по заданным пользователем параметрам. С помощью таких утилит можно составлять калькуляцию о расходах товаров и создавать отчетность за любой указанный период, а также проверять задолженности перед поставщиками.

Осуществление контроля над складскими запасами программой сокращают время работы сотрудников и позволяют скорее реагировать на приближение окончания срока хранения и их дальнейшей утилизации. В случаях, когда предприятие не имеет скоропортящихся товаров, однако существует непопулярная продукция, с помощью софта возможно проведение расчета рентабельности и применении скидок. Приобретение программы для управления складскими запасами имеет массу преимуществ. Из дополнительного функционала некоторых утилит выделяется возможность настроить рабочий режим сотрудников, что позволит бухгалтерии и отделу кадров рассчитывать отпуска и больничные работников.

Где приобрести программу для учета складских запасов
Каждое предприятие, которое заинтересовано в получении прибыли, со временем осознает необходимость автоматизации процессов работы. Помочь в выборе подходящего ПО поможет компания «Авангард Сервис Автоматизация». Наша компания работает в сфере автоматизации работы организаций уже 12 лет. Мы подберем самую подходящую программу для учета складского запаса на вашем предприятии.